Avdelningschef till avdelningen för reception, konferens och enhetsstöd

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Medicinska fakulteten är ett verksamhetsområde inom Lunds universitet, med ansvar för utbildning och forskning inom medicin, vård och hälsa. Utbildningen sker i nära samverkan med sjukvården och är väl förankrad i fakultetens starka forskningstradition. Fakultetens forskning spänner över ett brett fält inom experimentell grundforskning, patientnära klinisk forskning och hälsovetenskaplig forskning. Medicinska fakulteten, med drygt 1800 anställda och 2700 studenter i Lund, Malmö och Helsingborg, är en kunskapsintensiv mötesplats för studenter, lärare och forskare från hela världen.



Facility Management-enheten
Facility Management-enheten etablerades den 1 januari 2021 efter en omorganisation av Medicinska fakultetens serviceenheter.

Enheten består av tre avdelningar med totalt ett 40-tal medarbetare. Omorganisationen syftar till att uppnå en omfattning och kvalitet på service- och drifttjänster som är likvärdiga inom hela fakulteten. Under en period framöver kommer därför enhetens och dess avdelningars verksamhet kännetecknas av utveckling av gemensamma arbetssätt och rutiner, samt att internt skapa en samhörighet och gemensam identitet. Rollen som avdelningschef har en nyckelfunktion i denna förändringsresa.   

Avdelningen för reception, konferens och enhetsstöd ansvarar för verksamheten i receptionen på Biomedicinsk Centrum (BMC), Clinical Research Centre (CRC) samt Health Sciences Centre (HSC), och ger service i anslutning till möten och konferenser i fakultetens möteslokaler. Avdelningen ansvarar för upphandling och inköp, samt administrativt stöd åt olika ledningsorgan och enhetschefen. Här arbetar nio medarbetare. 

Inom Facility Management-enheten värnar vi om en god arbetsmiljö med respekt och omtanke i relationer med varandra.  

Vi söker härmed en service- och målinriktad avdelningschef för att leda och utveckla Avdelningen för reception, konferens och enhetsstöd. Anställningen är tillsvidare på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Arbetsort (Lund eller Malmö) kan diskuteras. Provanställning kan komma att tillämpas.    

Arbetsuppgifter
I rollen som chef för Avdelningen reception, konferens och enhetsstöd ansvarar du för att leda och utveckla avdelningens verksamhet och medarbetare. Du har budget- och personalansvar, vilket bland annat innebär att hålla utvecklings- och lönesamtal, att verka för en god arbetsmiljö, samt ansvara för medarbetarnas kompetensutveckling. Tillsammans med dina medarbetare utvecklar du de interna processerna och ser till att verksamheten håller högsta möjliga kvalitet och servicenivå ut mot organisationen. Förutom med din avdelning, så arbetar du tätt ihop med chefen för Facility Managementenheten och övriga avdelningschefer. 

I rollen som avdelningschef ingår, utöver chefs- och ledarskapet, att utföra arbetsuppgifter i avdelningens dagliga arbete, såsom i receptionen, administration med mera. Även andra förekommande arbetsuppgifter kan bli aktuella.  

Kvalifikationer
Vi ser att du har en bakgrund med flerårig erfarenhet och kompetens inom receptions- och administrativt arbete. Du trivs med att arbeta med människor och att ge service. Du är lösningsorienterad, tillmötesgående och lyhörd för verksamhetens önskemål och behov. Du värderar högt en god och jämn kvalitet i de tjänster och den service som avdelningen ansvarar för. I din roll som chef och ledare har du förmåga att tydligt och strukturerat driva och utveckla avdelningens verksamhet mot uppsatta mål och samtidigt inkludera dina medarbetare. I ditt ledarskap är du lugn och stabil, men kan vara handlingskraftig när så krävs.  
 
För anställningen krävs: 

- avslutad gymnasieutbildning
- erfarenhet, med goda referenser, som chef och ledare i en serviceorganisation
- hög kommunikativ förmåga
- förmåga att kommunicera obehindrat i tal och skrift på svenska och engelska
- erfarenhet av och god förmåga att arbeta i administrativa system
- att du behärskar obehindrat Word, Excel, Outlook och Power Point
- erfarenhet av att ta fram och sammanställa besluts- och budgetunderlag.  

Det är meriterande om du har: 

- erfarenhet av arbete vid ett universitet/högskola
- chefserfarenhet inom statlig sektor 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, och för den här tjänsten behöver du ha en förmåga och ett intresse av att möta människor och skapa goda relationer. Du behöver även vara flexibel och uthållig. 

Instruktioner för ansökan
Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer, ett CV samt examensbevis.

Övrigt
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.