Avdelningskoordinator

Tycker du om att koordinera och kommunicera? Har du sinne för struktur och effektiv administration? Då kan du vara den vi söker!


Avdelningen för HR och kommunikation ansvarar för att samordna Sidas strategiska kompetensförsörjning, arbetsmiljöarbete, interna och externa kommunikation, organisationsutveckling samt säkerhets- och beredskapsarbete. Inom avdelningen finns fyra enheter och en stab. Staben som denna roll hör till består av avdelningschef, stabsmedarbetare och avdelningskoordinator. Staben arbetar bland annat med avdelningsövergripande planering, uppföljning och administration.


Om jobbet

Rollen som avdelningskoordinator innebär att vara avdelningens spindel i nätet som koordinerar, strukturerar, driver och administrerar en rad olika uppgifter, möten och initiativ. Du arbetar nära avdelningschefen och avdelningsledningen och är ett stöd för medarbetare i olika frågor. Därtill arbetar du med vissa verksövergripande rutiner och processer. Rollen är viktig i arbetet att bidra till en välfungerande och välmående avdelning.


Du kommer att tillhöra avdelningen för HR och Kommunikation. Avdelningen samordnar myndighetens kompetensförsörjning, arbetsmiljöarbete, organisationsutveckling samt intern och extern kommunikation.
Du arbetar på vårt kontor i Rissne, Sundbyberg.


Arbetsuppgifter

Huvudsakliga arbetsuppgifter:
· Avdelningsövergripande administration som IT-beställningar, introduktion av nyanställda,
hantering av sidor och samarbetsytor på intranätet, dokument- och ärendehantering etc.
· Ansvar för koordinering av verksövergripande och avdelningsinterna mötesfora, där samordningen av den centrala samverkansgruppen utgör en stor del.
· Bidra till verksamhetsplanering och -uppföljning, årsredovisning, upphandlingar, enkätundersökningar m.m. på uppdrag av avdelningschefen.
· Kontaktperson gentemot generaldirektörens stab och för övriga inkommande förfrågningar.
· Övrigt administrativt stöd till avdelningschefen/avdelningsledningen, exempelvis kalenderhantering och digitala planeringtavlor.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.


Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav


Utbildning
· Gymnasieexamen.


Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift.
· Goda kunskaper i engelska och förmåga att kommunicera i tal och skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Mycket god kompetens och flerårig erfarenhet inom planering, samordning och effektiv administration.
· God vana av att använda digitala arbetsverktyg som Teams, Skype och Zoom.
· Erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem.
· Erfarenhet av att skriva protokoll.

Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Ta initiativ och vara drivande
· Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn

För denna roll är det meriterande om du

· Erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal.
· Erfarenhet av att göra enkätundersökningar.
·
Bra att veta


Befattningen avser ett vikariat tills vidare dock längst t o m 2024-01-14. Tillträde januari 2023.


Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 202/22.


Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Torbjörn Pettersson, 08-698 52 68 eller Malin Stjernström 08-698 53 75


Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).


I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess


Om Sida

Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.

Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.