Avdelningssekreterare

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Vill du arbeta på en arbetsplats där det pågår spännande forskning inom försvar och säkerhet?

FOI söker nu avdelningssekreterare till avdelningen Försvars- och säkerhetssystem med placering i Kista!

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

I rollen som avdelningssekreterare ingår du i avdelningens kansli tillsammans med administratörer och ekonomer som ger stöd till avdelningens chefer och projektledare. Dina huvuduppgifter är att bistå avdelningschefen och avdelningsledningen med planering, uppföljning och samordning. Du sköter allt från daglig kontorsservice till praktiskt och administrativt arbete med beslutsunderlag, protokoll och förberedelser inför till exempel besök och möten. I uppgifterna ingår också arbete i våra stödsystem samt uppdatering av avdelningens intranät.

Tillsammans med avdelningscontrollern är du sammanhållande för de avdelningsgemensamma rutinerna. Du förväntas också bidra med förbättringar av rutiner och processer, både på avdelningen och centralt på myndigheten när det är aktuellt, samt att kunna lämna stöd till andra kollegor.

Har du den kompetensprofil vi behöver ?

Du har lägst avklarad gymnasieutbildning. Vidare har du minst fem års dokumenterad erfarenhet av arbete som administratör/sekreterare varav minst tre år som direkt chefsstöd eller stöd till ledningsgrupp. Du är en van användare av Microsoft Office-paketet och andra datoriserade stödsystem. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.

Det är meriterande med relevant högskoleutbildning och erfarenhet av arbete på statlig myndighet, med förståelse för de regelverk som styr en myndighet.

Vi söker dig som är serviceinriktad, flexibel och har en god samarbetsförmåga. Som person är du strukturerad och du tar gärna på dig arbetsuppgifter av skiftande karaktär. Du tar egna initiativ och har förmågan att leverera resultat i god tid och av god kvalitet. Du trivs och stimuleras när du får blanda självständigt arbete med arbete i grupp. Vi söker dig som tar initiativ för att påtala behov av och vill arbeta med ständiga förbättringar och har god samarbetsförmåga. Eftersom din funktion är att vara spindel i nätet är det viktigt att du är relationsskapande.

I urvalsprocessen kommer stor vikt läggas vid de personliga egenskaperna.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis  Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att tillhöra avdelningen Försvars- och Säkerhetssystem, läs gärna mer om vad vi gör  https://www.foi.se/om-foi/organisation/forsvars--och-sakerhetssystem.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner, läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 10 september!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ställföreträdande avdelningschef Cecilia Dahlgren.
Fackliga företrädare är Staffan Lindgren (Saco-S) och Krister Söderberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).