Avdelningssekreterare till Service äldre samt vård- och omsorgsförvaltninge

I Äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen gör vi insatser som leder till goda möten med dem vi är till för och med varandra. Med en kultur, förhållningssätt och styrning- och ledning i ständig utveckling skapar vi de bästa förutsättningarna.

Vi är ca 9 000 medarbetare som jobbar i hela staden och som gemensamt driver verksamheten varje dag. Vi har över 50 vård- och omsorgsboenden, 200 korttidsplatser, 30 öppna träffpunkter, hemtjänst till över 8 000 personer och hälso- och sjukvård till 15 000 personer varje år.

Vill du också jobba för en mer meningsfull vardag och service av högsta kvalitet för invånarna i Göteborg? Välkommen till en arbetsplats där vi bryr oss om varandra, arbetar tillsammans och tänker nytt. Vi är Göteborg.

ARBETSUPPGIFTER
Till Äldre vård- samt omsorgsförvaltningen söker vi en avdelningssekreterare till avdelning Service.

Avdelning Service består av 18 enheter, drygt 550 medarbetare, 18 enhetschefer, 2 verksamhetschefer samt verksamhetsutvecklare och verksamhetscontroller. 520 adresser lokalvård, 600 adresser med vaktmästarservice, 18 produktionskök samt 19 restauranger för seniorer. Vi levererar vår service även till andra förvaltningar i staden.

Du rapporterar till avdelningschef och är unik i din roll, men har ett nära samarbete med avdelningens verksamhetsutvecklare och verksamhetscontroller.

I din roll som avdelningssekreterare är dina främsta arbetsuppgifter att vara sekreterare och hantera kallelser, dagordning, protokoll och uppföljning i tex avdelningens ledningsgrupp och andra återkommande möten, olika arbetsgrupper och lokala samverkansgrupper. Du kan också komma att samordna praktiskt arbete kring brukarenkäter i samråd med avdelningens verksamhetsutvecklare och vara kontaktperson och administrera inför avdelningens större möten/utbildningar. Vidare kommer du att hantera statistik genom att ta fram nyckeltal, svara på förfrågningar som kommer externt, sammanställa underlag för presentationer samt även jobba med viss personaluppföljning på avdelningsnivå tillsammans med HR-stöd. Du kommer också att handlägga ärenden som tjänsteutlåtande för avdelningen. Arbetet kommer att variera utifrån avdelningens uppdrag och behov, och du kommer arbeta med kollegor med liknande uppdrag inom förvaltningen. Du är med och formar rollen då den är ny för avdelningen.

KVALIFIKATIONER
Du har högskoleutbildning i exempelvis offentlig förvaltning eller likvärdig utbildning.

Du har god administrativ kunskap och har goda kunskaper i Office-paketet. De system vi jobbar i är tex Personec, Proceedo, Nekksus, Stratsys. Om du har arbetat i liknande verksamhetssystem är det meriterande.

Du stödjer i första hand avdelningens chefer, därför är det av stor vikt att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och att du anstränger dig för att hitta lösningar. Därmed är ditt bemötande mycket viktigt för att lyckas i jobbet. Du har förmåga att se samband och kan dra logiska slutsatser utifrån ibland komplex information. I ditt arbete är du strukturerad och använder tiden effektivt och arbetar systematiskt, organiserat och metodiskt. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp. Du kan balansera olika krav och behåller lugnet även när du har många olika uppgifter att hantera (stabil). Vi kräver mycket av dig, men det är en väldigt spännande tjänst för dig som passar in i våra krav!

Hos oss får du vara med och supportera Sveriges största kommunala verksamhet, ta chansen och sök nu!

ÖVRIGT
Göteborgs Stad är en av Sveriges största arbetsgivare. Vi arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Som medarbetare i äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen erbjuder vi dig:
• Trygg anställning med goda anställningsvillkor
• Karriärmöjligheter
• Internutbildningar
• Spännande och meningsfulla arbetsuppgifter
• Introduktion vid nyanställning
• Heltid med möjlighet till deltid
• Friskvårdsbidrag, cykelbidrag samt andra rabatter och erbjudanden

När du söker jobb hos oss tar vi endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR.

Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag:
Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.