Avtalshandläggare/chefsassistent till internationell organisation

Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?
I rollen som Prefekt/chefsassistent kommer du att ha en spännande och samordnande roll där du involveras i flera processer och får ett brett nätverk både inom Karolinska institutet och via externa parter.

Karolinska institutet är idag ledande inom medicinsk forskning och här erbjuds en kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. 

Din roll
Som chefsassistent /prefektassistent ansvarar man för att stödja prefekten i den dagliga verksamheten. Prefekten är institutionens chef tillika VD. Arbetsuppgifterna är varierade där du förväntas självständigt driva ditt arbete och fylla en viktig funktion som en nyckelspelare inom institutionen. Rollen innebär att du hanterar många olika uppgifter självständigt såsom att skriva akademiska intyg samt granska ansöknings- och beslutshandlingar. Det är en administrativ roll och många arbetsuppgifter som kommer ad hoc.

En stor del av tjänsten innebär att du i nära samarbete med övriga medarbetare vid institutionen, samordnar processen från utkast till färdigt avtal med de inblandade parterna, inom vår egen organisation och ibland även i kontakt med externa parter såsom forskningsstiftelser, bidragsgivare och externa företag nationellt och internationellt. Du kommer även utveckla ett brett nätverk inom hela KI och ha ett mycket nära samarbete med handläggare, samordnare och chefer inom den egna institutionen.

Vem är du?
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning samt flera års erfarenhet av kvalificerad administration. Du ska ha mycket goda kunskaper inom Officepaketet och att du kan uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt bemästrar engelska på mycket avancerad nivå i framför allt skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta inom högskolesektorn, en forskningsfokuserad organisation och har kännedom av forskningssamarbeten och avtalshantering. Vi ser det även som positivt om du har erfarenhet av arbete inom statlig sektor eller region Stockholm.

Som person ska du vara stresstålig, kunna hantera många ärenden samtidigt och ha ett brinnande intresse för att ge god service.

Vad erbjuder vi?
En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering
Tjänsten är placerad inom https://ki.se/meds vilket är en av Karolinska institutets största institution med ca 420 anställda och 450 anknutna medarbetare. Institutionen är uppdelad i tolv avdelningar och varje avdelning består av flertalet forskargrupper. Den aktuella tjänsten är placerad inom den centrala administrationsavdelningen som i dagsläget består av 21 framtida kollegor som arbetar inom bland annat HR, ekonomi, webb, registratur och utbildningsadministration.



Ansökan
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. Ansökan ska bestå av CV och personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du också att svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss