Backoffice kundhandläggare

Sveriges vackraste arbetsplats söker en
Backoffice kundhandläggare (vikariat)

med placering i Norrköping


Vill du leverera god service till sjöfarten, offentlig förvaltning och medarbetare på Sjöfartsverket? Har du erfarenhet av administrativt arbete och kundsupport? Då kanske det här jobbet som backoffice kundhandläggare hos Kundrelationer på Verksamhetsanalys och Anlöpsservice passar dig!

Vi söker en kundhandläggare till vårt backofficeteam som arbetar med kundsupport. Som handläggare i teamet på sju personer kommer du bli en viktig kugge i att få helheten att fungera, både vad det gäller den externa supporten och den interna administrationen.

Arbetsuppgifter
Du kommer ha en roll där du både arbetar i telefon- och mailsupport samt med intern administration. I kundsupport är du viktig som en första kontakt för att hjälpa till med råd och stöd till våra kunder. Det betyder att du snabbt förstår frågeställningen och avgör om du kan hänvisa vidare eller om du själv kan svara på frågan. Många mail och samtal är på engelska, därför är det viktigt att du är bekväm med att tala och skriva både på svenska och på engelska. Din roll riktar sig till mäklare, agenter, rederier och godsägare samt till myndigheter och hamnar. 

Som handläggare hos oss kommer du främst att:
- Ge support via telefon och mail, dels gällande Sjöfartsverkets regelverk om fartygsrapportering och avgifter samt det myndighetsgemensamma systemet MSW-Reportal
- Hantera felanmälningar, fakturafrågor, påminnelser och löpande kontroller av inrapporterade uppgifter
- Handlägga olika ansökningar gällande fartygsrapportering såsom nya kunder och användare
- Administrera och uppdatera fartyg i vår fartygsdatabas
Ditt ansvar innebär också att följa upp den information som både våra kunder och andra myndigheter behöver för att göra ett fullständigt och korrekt anlöp med rätt avgifter. Detta görs genom att aktivt kontrollera, analysera och följa upp anlöpet samt komma med förslag på åtgärder vid avvikelser. Du kommer att ha mycket kontakter med interna verksamhetsspecialister och i rollen ingår administration rörande ett fartygsanlöp, såsom farledsdeklarationer, kontroller, stickprover, ärendehantering.

Vem är du?
Vi söker dig som har lägst examen från treårig studieförberedande gymnasial utbildning som till exempel ekonomi, samhällskunskap, natur, teknisk, eller motsvarande som vi bedömer likvärdigt och relevant för tjänsten. Du har tidigare erfarenhet av kundnära och administrativt arbete. Du har god förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt. Du är digitalt nyfiken och har lätt för att lära dig digitala verktyg.

Det är meriterande om du har erfarenhet av IT-support och/eller faktura- och avgiftsfrågor. Det är också meriterande om du har arbetslivserfarenhet inom sjöfartsverksamhet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. I det här jobbet är det av högsta vikt att du är serviceinriktad. För oss betyder det att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du möter externa och interna kunder med intresse och en vilja att hjälpa dem och du anstränger dig för att leverera lösningar. Du uttrycker dig på ett pedagogiskt sätt så att mottagaren förstår och den röda tråden bibehålls. Du är självgående, strukturerar ditt arbete på egen hand och driver dina processer framåt. Hos oss går laget före jaget, det betyder att du samarbetar bra med andra genom att du lyssnar, kommunicerar och kan ge och ta feedback på ett konstruktivt sätt. Du tar dig an uppgifter med nyfikenhet och fokuserar på ditt och andras lärande. Genom din prestigelöshet tar du ditt ansvar och gör det som behöver göras.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. För denna nivå av säkerhetsklassning ställs inte krav på svenskt medborgarskap. Befattningen kan innebära krigsplacering vid Sjöfartsverket.

Varför ska du välja Sjöfartsverket
Sjöfartsverket är ett tjänsteproducerande affärsverk inom transportsektorn. Vår arbetsmiljö är unik och vårt uppdrag är unikt – Sveriges vackraste arbetsplats. Vårt uppdrag är att utveckla transport och sjöfart i linje med riksdagens och regeringens beslut. Vår affärsidé är att erbjuda effektiva sjövägar, moderna tjänster och maritimt partnerskap för tillväxt, konkurrenskraft och hållbar utveckling.

Sjöfartsverket erbjuder en trivsam arbetsmiljö med goda möjligheter att förena arbetsliv och privatliv, det kan till exempel finnas möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete några dagar i veckan. Vi har en tydlig identitet och ett starkt varumärke. Vi är en utvecklings-inriktad organisation och arbetar ständigt för att utveckla våra medarbetare samt för att upprätthålla våra nöjda kunder. Är vi rätt organisation för dig är det en självklarhet för dig att agera på ett professionellt, öppet och engagerat sätt. Vårt arbete utgår från den statliga värdegrunden, vi arbetar också aktivt för jämställdhet, mångfald och inkludering och ser det som en självklarhet att du delar vår uppfattning.

Hur och när?
Den här rekryteringen gäller ett vikariat från och med mitten av december 2022 dock längst till och med 30 september 2023.
Intervjuer kommer att hållas via Skype vecka 48-49.

Upplysningar:
Chef Verksamhetsanalys och Anlöpsservice Anna Norin, 010-478 51 29 eller anna.norin@sjofartsverket.se

Fackliga företrädare: 
Saco-S Peter Hellberg, OFR/ST Tapani Hoffrén, Seko Ulf Bäcklund, samtliga kan nås via vår växel 0771-63 00 00. 

Registrera din ansökan senast den 25 november 2022.
Diarienummer: 22-05143

Sjöfartsverket gör kontinuerliga och aktiva val kring exponering och rekryteringsstöd i varje rekrytering. Vi undanber oss därför direktkontakt av annonsförsäljare, bemannings- och rekryteringsföretag.