Baker McKenzie söker en Office Administration Manager

Baker McKenzie är en topprankad advokatbyrå och en av världens ledande inom affärsjuridik. Vi söker nu en Office Administration Manager (OAM) till vårt kontor i centrala Stockholm.

I den här rollen blir du arbetsledande över kontorets supportfunktioner - i första hand till assistentgruppen som idag är en grupp om tio assistenter med varierad erfarenhet, men även till vaktmästeri och reception. Du arbetar inte bara i en arbetsledande position utan är även operativt ansvarig över kontoret där du driver kontorsrelaterade projekt, processer och frågeställningar. Du är själv operativ när det krävs. OAM-rollen förväntas utvecklas och formas över tid beroende på interna förutsättningar samt vem du är som axlar rollen. Hos oss är det högt i tak och vi har tonat ner de mer traditionella "advokathierarkierna". Vi har en fin sammanhållning och bryr oss mycket om hälsa och aktiva sociala sammankomster - så det är bra om du, liksom vi, ställer dig positiv till en aktiv vardag. Baker McKenzies kontor är miljöcertifierat och firman har undertecknat FN´s Global Compact, världens mest omfattande initiativ för en hållbar och inkluderande världsekonomi.

Om rollen

Som OAM har du vissa specifika arbetsområden (men inte specifikt begränsas till);

• Funktionellt ansvar över assistentgruppen samt arbetsledande ansvar över reception och vaktmästeri
• Lokalansvar
• Ansvar för leverantörsavtal (vana att arbeta med budget)
• I samarbete med teamet som arbetar med affärsutveckling, bistå med events, logistik och säkerställa att behoven blir tillgodosedda, t ex att möblering och utrustning är korrekt, och väl fungerande, etc.
• Kvalificerad administrativ support vid behov

Önskad erfarenhet och profil
För att axla denna roll med framgång behöver du ha några års erfarenhet av liknande uppgifter som teamlead eller funktionellt ansvarig för en grupp medarbetare alternativt ha annan relevant erfarenhet med administrativt ansvar. Vi tror att du kanske har en HR- eller ekonomiutbildning i grunden eller har motsvarande utbildning/arbetslivserfarenhet samt har erfarenhet från business services/advokatbranschen för en god förståelse för assistenters situation och arbetsuppgifter. Du har utmärkta sociala färdigheter och hög initiativförmåga, en professionell attityd och lätt att interagera med kollegor och externa kontakter på alla nivåer med hög integritet och mognad. 

Vidare krävs det att du är tydlig, driven och målmedveten. Du har en naturlig pondus och ett lugn i dig själv där du är trygg och mogen med god erfarenhet av självledarskap och vana att både leda samt motivera andra. Du är van att projektleda och driva parallella projekt med framgång och har lätt att se övergripande i frågor för att sen sätta processer och struktur för att komma i mål. Baker McKenzie verkar i en internationell miljö där engelska används dagligen varför du har en god nivå på engelska samt talar och skriver svenska helt obehindrat på professionell nivå. Vi arbetar i PC miljö och ser gärna att du har god vana att arbeta i Officeprogrammen samt har erfarenhet att arbeta i något affärssystem.

Som person är du prestigelös och trivs bra i en dynamisk miljö med högt i tak där leverans och resultat kombineras med teamanda och flexibilitet. Du är en typisk relationsperson och tillämpar ett coachande ledarskap. I denna roll är det extra viktigt att du har en positiv inställning och är lyhörd och tillgänglig som person.
Ansökan
Känner du igen dig i ovanstående beskrivning och söker en utmanande och utvecklande roll i en teamleadfunktion med personalansvar, vill vi gärna ha din ansökan så snart som möjligt. Intervjuer och urval kommer att ske löpande från start och vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet i denna tillsättning. I denna rekrytering har Baker McKenzie valt att samarbeta med Jurek Business Support. För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Kristin Nelson, kristin.nelson@jurek.se eller Researcher Nina Hallin, nina.hallin@jurek.se

Vi ser fram emot din ansökan!

 

Sökord: teamlead, teamansvarig, gruppchef, Executive Assistant, office manager, Administration manager