Biträdande kanslichef till Stockholms stadsbibliotek

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Rent konkret, genom att stärka upp ledarskapet vid bibliotekskansliet inom Stockholms stadsbibliotek, kulturförvaltningen.

Vi letar efter dig som vill – tillsammans med kanslichef – leda och utveckla enheten i syfte att bibehålla och stärka ett närvarande ledarskap när enheten växer och att möta organisationens ökande förväntningar på internt verksamhetsstöd. En stark enhet ska bli ännu starkare. Vi vill det och vi kan det.

Stockholms stadsbibliotek har verksamhet över hela Stockholms stad, med 40 bibliotek, ett digitalt bibliotek och runt 9000 programpunkter om året. Bibliotekskansliet har ett brett uppdrag med stöd- och kärnverksamhet inom kommunikation, programproduktion, utredning, lokalfrågor, projektledning, samordning och administration. Enheten har efter årsskiftet 17 medarbetare och därtill några deltidsanställda hemmahörande i andra enheter. Det är ett starkt lag, där samarbete, tillit och god stämning är centralt. Det vill vi behålla, även när vi blir fler, och det är där du kommer in.

Arbetsuppgifter
Tillsammans med kanslichef leder och utvecklar du enheten i alla dess delar. I takt med att enheten växer, ökar behovet av att stärka strukturer och tydliggöra arbetssätt, vilket kan innebära allt från kontaktvägar och roller till mötesformer. Som biträdande kanslichef har du ett särskilt ansvar för rutiner och strukturer för planering, administration och uppföljning. Du har också ansvar för att samordna och tydliggöra det interna verksamhetsstödet för organisationen. Vi får nya spännande uppdrag hela tiden och för att kunna ta hand om dem behöver vi stärka våra arbetssätt inom enheten men också tydliggöra kontaktvägarna mellan oss och biblioteken.

Du har direkt personalansvar för delar av enhetens medarbetare. Du utövar ett närvarande ledarskap, bland annat genom regelbundna avstämningar med dina medarbetare, samt avstämningar funktionsvis. En viktig del av tjänsten är också att själv vara operativ och rycka in där det behövs, såväl kring samordning och kontaktskapande som i praktiska uppgifter – i bibliotekskansliet är en bärande del av arbetet att hjälpas åt med gemensamma uppdrag.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har akademisk utbildning eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Du har erfarenhet av ledande roll, antingen som chef med personalansvar eller som samordnare, teamledare eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Du har också operativ erfarenhet av verksamhetsstödjande eller samordnande arbete inom administration, projektledning, kommunikation, utredning eller motsvarande. Genom detta har du kunskaper om verksamhetsutveckling, administrativa processer, service och stöd. Du är helt enkelt en organisatorisk klippa.  

Men vi söker mer än så i dig. Då rollen innebär såväl direkt personalansvar som verksamhetsutveckling, är din syn på och läggning för ledarskap centralt. Rollen som biträdande chef har inbyggda utmaningar, då du har direkt personalansvar och verksamhetsansvar, utan att sitta i ledningsgruppen eller ha huvudansvar för enheten. Sådana utmaningar behöver du se som – just utmaningar! Du är förstås självgående i din roll, står på dig i dina åsikter och tar initiativ till utveckling. Samtidigt är det nödvändigt att du har ett gott omdöme, förmåga att lyssna in signaler och känsla för avvägningar. Du är strukturerad i ditt arbete och har ett fokus på mål och resultat. Men lika viktigt är en service- och samarbetsinriktad läggning – ja helt enkelt ett vinnande sätt!

Du rapporterar till kanslichef. Du har direkt personalansvar för en grupp medarbetare. Du deltar i chefsforum och ersätter även kanslichef i ledningsgruppen när denne har förhinder. Du är tillförordnad chef för hela enheten vid kanslichefs frånvaro.

Villkor
Kulturförvaltningen tillämpar en modell med tidsbegränsade chefskontrakt på 4 år som kan förlängas för ytterligare perioder i kombination med en tillsvidareanställning på handläggarnivå (ex. projektledare) i botten.

Tjänsten är tillsvidare med en omfattning på 100% med början 1 februari 2022 eller enligt överenskommelse.

Tjänsten är placerad på kulturförvaltningens kontor i Rinkeby men en del av arbetet sker på stadens olika bibliotek. Möjlighet till hemarbete delar av tiden finns. 

Beredskapstjänstgöring, inklusive kvällar och helger, 2-3 veckor om året ingår i uppdraget. 

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.         

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.