Biträdande registrator och administratör

Du vill något. Det vill vi med! Vi vill skapa värde och bidra till livskvalitet för våra invånare, företag, organisationer och besökare. Vi gör det genom att lyssna, hjälpas åt, testa, lära oss och sen testar vi igen. Här är allt möjligt för dig som vill skapa, förändra, vårda, bygga, vägleda, utvecklas och göra skillnad. För Helsingborg är staden för dig som vill något. Om arbetsplatsen
På vård- och omsorgsförvaltningen arbetar vi med människor. Riktiga människor. Människor som, precis som du, lever livet. Vi är cirka 3500 medarbetare - från undersköterskor, sjuksköterskor och arbetsterapeuter till ekonomer, utredare och biståndshandläggare som på olika sätt bidrar till att stadens äldre och personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett rikt och självständigt liv.

Vi söker nu en biträdande registrator och administratör till administrativa avdelningen. Vi arbetar bl.a. med att säkerställa en rättssäker ärende- och dokumentationshantering på förvaltningen, nämndsadministration, utredningar och annat övergripande administrativt stöd till förvaltningsledningen. Vi söker nu dig som vill arbeta med struktur och gillar ordning och reda.

Vill du vara med? Välkommen med din ansökan redan idag!

Arbetsbeskrivning
Du kommer att bli en viktig och central medarbetare på den administrativa avdelningen. Du kommer tillsammans med en registatorskollega ansvara för förvaltningens diarium och för diarieföring av ärenden och dokument. I arbetet ingår även arkivering och andra arkivfrågor som t.ex. uppdatering av dokumenthanteringsplan. I tjänsten som registrator ingår också att hantera och lämna ut allmänna offentliga handlingar.

Dina arbetsuppgifter kommer att vara varierande och även andra administrativa uppgifter kan förekomma såsom beställningar, bokningar, inköp, fakturahantering och IT-samordning. Du kommer att ingå i ett team tillsammans med registrator, nämndsekreterare och administratörer där alla arbetar för att utveckla och förbättra ärende- och dokumentationshanteringen på förvaltningen.  

Vi erbjuder dig ett omväxlande, ansvarsfullt och stimulerande arbete med möjligheter till egen utveckling. Arbetsplatsen är rökfri och hälsomedveten. Som anställd får du ett friskvårdsbidrag på 3000 kronor per år.

Kvalifikationer
Vi vill att du har gymnasieutbildning med inriktning mot administration eller annan utbildning inom området diarieföring och ärendehantering. Vi ser också gärna att du har några års erfarenhet av arbete inom administration och service. Vi ser det som meriterande om du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig verksamhet och av att arbeta i en politiskt styrd organisation.

Du ska ha god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och att självständigt lösa olika arbetsuppgifter. Du är en van och säker användare av digitala verktyg och du har lätt för att lära dig nya system snabbt. Vi förutsätter att du redan har goda kunskaper i Officepaketet samt i digitala mötesverktyg. Vi arbetar för närvarande i ärendehanteringssystemet Ciceron och vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av detta.

Som person är du noggrann, välorganiserad och har en utpräglad servicekänsla. Du kan hantera många uppgifter samtidigt och har lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter. Det är viktigt att du agerar på ett sätt som skapar förtroende samt har förmåga att upprätta och behålla goda relationer.

Din ansökan kan betraktas som ett arbetsprov för redan där kommer vi att se dina färdigheter inom administration. Du har skrivit ett kort, aktuellt och informativt CV och i ditt personliga brev berättar du kort om varför du vill arbeta just hos oss, vad du gör nu och vad du kan. Genom att presentera dig själv i text på ett tydligt, strukturerat och proffsigt sätt har du möjlighet att gå vidare i processen eftersom du visat att du har flera av de färdigheter som är viktiga i tjänsten.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Var vänlig och ange löneanspråk i din ansökan.

Övrig information
Sista ansökningsdag: 2022 02 14

Helsingborgs stad arbetar mot diskriminering och för främjande av alla människors lika rättigheter och möjligheter. Sökande oavsett bakgrund är välkomna att söka till Helsingborgs stad. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Innan möjlig anställning kommer en bakgrundskontroll ske. I de fall där kontroll av utdrag ur belastningsregister är lagstadgat kommer även detta att genomföras.

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/ Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.