Bokning- & Eventkoordinator

Bokning- & Eventkoordinator
Arbetsplatsbeskrivning
Folkets Hus Kulturhuset Vänersborg ligger beläget mitt i centrala Vänersborg. I våra lokaler med anor från 1800-talet bedriver vi såväl teater, konferens och restaurangverksamhet. Vi strävar alltid efter att ge våra gäster det där lilla extra, oavsett om det är en konferens på 300 personer eller den lilla idrottsföreningens styrelsemöte.
Vi söker nu en mångfacetterad medarbetare som brinner för varierande arbetsuppgifter.
Befattning: Bokning- & Eventkoordinator 100%
Beskrivning av tjänsten:
Folket Hus Vänersborg bedriver både konferensverksamhet, restaurang, samt andra kulturella event, både egna event på våra egna scener men vi verkar även som lokaluthyrare för externa arrangemang. Folkets Hus ansvarar även för uthyrning och bemanning av Vänersborgs Teater.
Vi söker nu en Bokning- & Eventkoordinator. I rollen är du ett ansikte utåt för Folkets Hus, både genom arbete i reception, konferensvärd/värdinna samt mot gäster/kunder i olika möten.
Att alltid vilja tillgodose kundens behov genom att ta emot bokningar, planera och genomföra och även medverka vid större event. Allt ifrån bröllop, jubileumsmiddagar, konferenser, konserter, Teaterföreställningar och övriga event i huset och på Vänersborgs Teater. Planera, utföra utifrån kundens önskemål och gärna ge lite extra. Söka upp nya kunder och arrangera egna event i vår egen regi.
Uppdatering av hemsida och sociala medier. Skapa marknadsföringsmaterial, uppdatera och lägga upp evenemang i vårt biljettförsäljningsprogram.
Schemaläggning av personal (garderobiärer, teatervärdar, konferensvärd/värdinna, scenvaktmästare, tekniker) kommer att ingå i tjänsten. Receptionsarbete och konferensvärd/konferensvärdinna kommer också vara en del av tjänsten. Arbetet sker i nära samarbete med både köksmästare och verksamhetschef.
Vem är du?
Som person är du trygg i dig själv, kreativ och med karaktär av stark drivkraft, ambition och fokus på kvalitet och resultat. Du brinner för service. Du gillar att utveckla och att utvecklas.
Vidare är du flexibel, strukturerad, har "ordning och reda" samt en välutvecklad kommunikationsförmåga. Du har flerårig branschvana med meriterad CV från relevanta verksamheter. Erfarenhet från liknande arbetsuppgifter är meriterande.
Kvalifikationer
Stor vikt läggs på personlig lämplighet.
Du är kommunikativ och driven. Social kompetens är nödvändigt då du kommer att ha mycket kontakt med både enskilda och grupper.
Du har lätt för att arbeta i nära samverkan med andra, men det är också viktigt att du kan arbeta självständigt, kan ta egna initiativ och är kreativ.
Det är meriterande om du tidigare har arbetat i Photo Shop (eller likvärdigt redigeringsprogram), Resursbokning och/eller Caspeco Business Control.
Befattningsbeskrivning och arbetsuppgifter:
o Reception, konferensvärd/värdinna
o Boka in, planera och medverka vid större event.
o Införande och uppdateringar av bokningar i Caspeco Business Control
o Ta emot gästers bokningar allt från bröllop, jubileum, konferenser, flerdagskonferenser, Teaterföreställningar, övriga event i huset och på teatern.
o Uppsökande av nya kunder/gäster
o Löpande kontakt med kunder/gäster. Planera och utföra utifrån kundens önskemål.
o Rekrytering (garderobiärer, konferensvärdinna/värd,)
o Upplärning av nyrekryterade
o Schemaläggning i Resursbokning
o Vikarieanskaffning
o Planera för våra egna event: AW, Aqua blå.
o Skapa erbjudande till kunder, hitta samarbetspartners
o Medverka vid större event.
o Nära samarbete med både köksmästare och verksamhetschef
o Uppdateringar av hemsida och sociala medier, lägga upp event för försäljning på Tix.se, skapa marknadsföringsmaterial.


Krav på kunskaper inom:
- Photo Shop eller likande redigeringsprogram
- Krav på kunskaper inom Wordpress (Hemsida)


Eftersöker tidigare erfarenheter av:
- Festplanering, större event, med band, publik, bar och mat.
- Planerande och genomförande av scen- och publikområden.
- Tidigare erfarenheter av liknande jobb.


Meriterande kunskaper
-Teknisk kunskap både inom ljud och ljus.




Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% provanställning på 6 månader.
Tillträde i september/oktober eller enligt överenskommelse.


Då Huset under pandemin varit i stort sett stängt, med minimal personalstyrka och väldigt få evenemang kommer det att under en period, tills vi är på banan ingen förekomma arbetsuppgifter inom hela verksamheten.


Jag ser fram emot att höra ifrån dig för en personlig intervju. Vänta inte med din ansökan, rekrytering kommer att ske löpande. Skicka ditt personliga brev och CV till petra@folketshusvanersborg.se skriv ”Bokning- & eventkoordinator” i ämnesraden.


Vid frågor eller funderingar kontakta Petra Emanuelsson på petra@folketshusvanersborg.se eller via telefon på 073-18 40 334
Vi hanterar alla inkomna personuppgifter i enlighet med GDPR, när du skickar in en ansökan till oss ger du samtycke till att vi tar del av dina personuppgifter. Du kan när som helst kontakta oss för att dra tillbaka ditt samtycke. Personuppgifterna kommer inte att sparas längre än nödvändigt i rekryteringsprocessen. Efter rekryteringsprocessens slut kommer alla uppgifter som inte är nödvändiga för verksamheten att tas bort.