Bokningsassistent till Bokningsenheten, Fritidsförvaltningen Malmö stad

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Fritidsförvaltningen
Fritidsförvaltningen är kommunens centrala förvaltning för fritidsfrågor. Förvaltningen arbetar för att alla malmöbor ska ha möjlighet till en meningsfull fritid. Malmö ska vara en attraktiv fritidsstad med ett rikt föreningsliv och ett varierat utbud av fritidsaktiviteter i kommunens alla delar.
Fritidsförvaltningen driver idrotts- och fritidsanläggningar, inklusive badanläggningarna Aq-va-kul, Oxievångsbadet och Rosengårdsbadet som tillhör en gemensam badenhet. År 2015 kommer en ny badanläggning öppnas i Hyllieområdet.
Vi planerar och genomför större idrotts- och fritidsevenemang, informerar om och marknadsför fritidsverksamhet samt arbetar med service gentemot föreningslivet genom att bland annat bevilja föreningsbidrag, fördela aktivitetslokaler samt utbilda och stötta föreningar.

Arbetsplatsen
Fritidsförvaltningens föreningsavdelning ansvarar för föreningsregister, föreningsbidrag och bidragsuppföljning. Avdelningen har hand om bokning av kommunala idrottsanläggningar och beviljande av lotteritillstånd till ideella föreningar. Föreningsavdelningen arbetar även med utbildning för ideella ledare inom Malmös föreningsliv och med jämställdhetsfrågor. Lovaktiviteter anordnas och marknadsförs i samarbete med föreningslivet.
Avdelningens syfte är att verka som ett stöd och en servicefunktion åt föreningarna.
På föreningsavdelningar arbetar för tillfället 12 medarbetare varav tre stycken på bokningsenheten.

Bokningsenheten bokar ut cirka 200 000 timmar årligen i kommunens 195 anläggningsobjekt och tar varje dag hand om en mängd e-post och telefonsamtal. Merparten av tiden går till Malmös föreningsliv, men vi har även privatpersoner och företag som kunder. Bokningen arbetar nära förvaltningens drift- och evenemangsavdelning.

Vi söker nu en driven medarbetare som tillsammans med befintlig personal kan förbättra service till och kommunikation med föreningarna. Tjänsten är ett vikariat fram till 31 januari 2015.


ARBETSUPPGIFTER
Som bokningsassistent på bokningsenheten, föreningsavdelningen hanterar du dagligen löpande bokningar av idrottsanläggningar utefter föreningslivets förfrågningar och förvaltningens bestämmelser, både via telefon och mail. Schemaläggning och den dagliga bokningsservicen genomför du i samarbete med övriga avdelningar inom förvaltningen. Du använder vårt datorbaserade program Booking och Interbook för hantering av bokningar. Löpande kontakt med vår driftavdelning sker också om hur anläggningar kan och faktiskt nyttjas. Du har också löpande dialog med idrottens organisationer.

KVALIFIKATIONER
Vi tror att du som söker denna tjänst tidigare har arbetat med kundservice, säljadministration eller liknande. Vi tror även att du har en högskoleutbildning men jobbet kräver bara en gymnasieutbildning. Att du har omfattande datorvana, samt intresse och god förståelse för IT-system ser vi som ett krav. Erfarenhet av att jobba med kundservice är meriterande. Erfarenhet från en politiskt styrd organisation tror vi är en fördel för dig som bokningsassistent.

Som bokningsassistent på bokningsenheten är du van vid att arbeta i högt tempo. Vi tror att du är pigg och engagerad med ett stort intresse för samhällsfrågor och service till malmöborna. Det är av fördel om du har kunskap om och intresse av Malmös föreningsliv och kan möta personer från föreningslivets alla nivåer.

Erfarenhet av att arbeta med bokningsprogrammet Booking/Interbook är meriterande. Likaså är erfarenhet från schemaläggningsarbete och samverkan en merit. Viktiga egenskaper för detta arbete är att vara noggrann, stresstålig, social, serviceinriktad och strukturerad. Du måste ha förmågan att hålla många bollar i luften, kunna ta in stora mängder information samt planera och sammanställa detta till ett sammanhang, uttryckt väl i tal och skrift på svenska.

I övrigt beaktas personlig lämplighet för tjänsten.

Vi erbjuder dig ett omväxlande och stimulerande arbete och du blir delaktig i en förvaltning som arbetar med positiva frågor såsom samhällsengagemang och meningsfull fritid.
Varmt välkommen med din ansökan.