Bokningskoordinator till konferens och studio

Sökes: Bokningskoordinator
till Stockholms vassaste
konferens & studio
SLUSSGÅRDEN AB

OM JOBBET SOM BOKNINGKOORDINATOR
Är du en driven och lyhörd person som älskar service och drivs av försäljning? Gillar du teknik och att planera och ta eget ansvar? Då är jobbet som bokningskoordinator för dig!
Som bokningskoordinator kommer du arbeta på Hornsgatan 15, i fastighetsbolaget Slussgårdens konferens- och studieverksamhet. Just nu rustas lokaler och teknik för att säkerställa att vårt erbjudande är Stockholms vassaste när det kommer till studio- och sändningslokaler.
Som bolag drivs vi av öppenhet och ständig utveckling, och våra mål är höga: vi vill ge våra kunder service i världsklass. Vill du bli en del av vårt serviceteam? Läs vidare och ansök idag.
DIN ROLL
Tjänsten Bokningskoordinator tillhör Affärsområde Service, och är en kombinerad tjänst där du kommer att arbeta med bokningar för både Konferens- och Studioverksamhet. Det innefattar bl.a. att ta emot och hantera inkommande bokningsförfrågningar, merförsäljning, hålla ihop, koordinera och planera arbetet, informationsflödet, bygga relationer med återkommande kunder, samt ha kvalitativa överlämningar med dina operativa kollegor.
Du kommer dels arbeta nära vår Studiokoordinator för att boka in och planera sändningar och tillsammans med våra Studiotekniker genomföra studiosändningar, dels arbeta för konferensen och rapporterar då till vår Konferenschef. Du kommer då främst att arbeta med att boka in, merförsälja, planera och koordinera konferensbokningar, fram till överlämnandet till dina operativa kollegor.
Rollen är främst administrativ. Dock arbetar vi alla operativt i verksamheten vid behov. Det är viktigt att man är med och träffar kunderna och ser till att det blir smidiga överlämningar till kollegorna. Innan en konferens eller sändning påbörjas är det extra viktigt att vara på plats, för att ta emot och få gästerna att känna sig välkomna och omhändertagna.
Direkt efter genomförda konferenser och sändningar ansvarar du för att korrekta fakturaunderlag sammanställs och sänds till kund. Du kommer även ansvara för att kontrollera inkommande provisionsunderlag och stämma av att de är korrekta innan de utbetalas.
Din närmaste chef är Konferenschefen. I vissa frågor kommer du även rapportera direkt till Affärsområdeschefen inom Service.
Rollens övergripande och viktigaste funktion är att skapa förutsättningar för att möta och helst överträffa kundernas förväntningar. Du kommer vara en nyckelspelare för att upprätthålla och utveckla våra processer, rutiner och inte minst av våra konferens- och studioprodukter. Vi ser gärna att du har många idéer och förslag på hur vi och verksamheten kan fortsätta utvecklas och förbättras. Samt att du har drivet och passionen att ständigt sträva efter att överträffa kundernas förväntningar.
Tjänsten är en tillsvidareanställning, vi tillämpar provanställning.
ARBETSUPPGIFTER ÖVERGRIPANDE
Inkommande försäljning
Bokning av konferenser och studiosändningar
Merförsäljning av lokaler, förtäring, teknik och andra produkter
Förbereda möbleringsskisser och körscheman
Förbereda möbleringsplaner inför sändningar, events och konferenser
Planera och hålla i överlämningsmöten med dina operativa kollegor
Aktivt deltaga i utvecklandet av verksamheten
Vid luckor i bemanningen och under lugnare perioder själv kunna hoppa in i den operativa verksamheten



ANSVAR I BEFATTNING
Merförsäljning av tjänster, teknik, support och förtäring i samband med sändningar, konferens och events
Agera på uppkomna kundproblem, leverantörsproblem och ev. personalproblem och aktivt lösa dessa. Vid behov tillsammans med närmaste chef
Alltid sträva efter att förutse utmaningar och problem och proaktivt föreslå lösningar, för att undvika att problem uppstår i fösta hand.



ERFARENHET
Krav: Tidigare erfarenhet av arbete som bokare och/eller med försäljning.
Krav: Tillgänglig för arbete dagtid såväl som kvällstid (arbetet kommer primärt att vara förlagt dagtid, måndag-fredag).
Krav: God svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande: Erfarenhet av arbete med filmning och redigering.
Meriterande: Arbetat med bokning och försäljning inom hotell och/eller konferens tidigare.
Meriterande: Tidigare arbetat operativt med konferenser.

DIN ANSÖKAN
Låter jobbet intressant? Välkommen med din ansökan! Skicka den så snart som möjligt till: jobb@slussgarden.se
Frågor om tjänsten besvaras av Joakim Moskowicz Affärsområdeschef Service. Email: joakim.moskowicz@slussgarden.se. Urval och intervjuer sker löpande. Vi ser mycket fram emot din ansökan!