Business och Office Coordinator till Alumni!

Om tjänsten

KFX söker dig som älskar att hålla många bollar i luften och brinner för att arbeta med administration och service. Genom en kombinerad roll med administration och stöttning av kontorschef och kontoret i Göteborg, söker vi nu dig som vill ta nästa steg hos vår kund Alumni i centrala Göteborg!

Vill du bli en del av en stark teamkultur, med mycket passion, sann professionalism, där du generöst delar med dig av dig själv till ditt team och firar framgångar, stora som små, längs vägen? Då kan detta vara rätt tjänst för dig.

Tjänsten är en långsiktig konsultanställning hos KFX HR-partner med start enligt överenskommelse. Möjlighet för direktanställning hos Alumni finns på sikt.

Om företaget

Alumni är en marknadsledande och innovativ konsultfirma med ett brett utbud av tjänster inom ledarskap. Vi skapar värde för våra klienter genom hela kedjan, från rekrytering av specialister och mellanchefer, till Executive Search på lednings- och styrelsenivå och vi erbjuder både permanent rekrytering och interimslösningar. Vidare erbjuder vi även tjänster inom ledarutveckling och bedömning och vi utvecklar kontinuerligt våra tjänster med nya innovativa erbjudanden.

Alumni tillhör brittiska Harvey Nash Group och har kontor i Norden, Storbritannien, USA och Australien. Sverige är Alumnis största marknad och här har vi kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi har funnits på marknaden i drygt 30 år och har ett väletablerat nätverk i toppen av Sveriges näringsliv där vi arbetar med klienter inom olika branscher, såväl i den privata som den offentliga sektorn. För Alumnis klienter är det viktigt att alltid hålla en hög standard genom hela processen och ställer därför krav på noggrannhet, professionalitet och kvalitet.

Om oss

KFX HR-partner är ett auktoriserat rekryterings-, bemannings- och omställningsföretag. Med lång erfarenhet, kompetens och nära relationer är vi en ovanligt personlig HR-partner i en alltmer digital värld. Vi ser våra konsulter som mer än bara en resurs vi hyr ut, våra kandidater som kunder och våra kunder som samarbetspartners.

KFX HR-partners fokus har alltid varit att bygga långsiktiga relationer. Vårt mål är att vara våra kunders första val av HR-partner och branschens bästa arbetsgivare. Våra ledord på KFX är stolthet, omtanke och engagemang och dessa genomsyrar allt vi gör.

Arbetsuppgifter

Till vår kund Alumni söker vi en ny medarbetare som kommer att fördela sin roll mellan administrativa arbetsuppgifter (Business Support) och att stötta kontorschefen och kontoret i Göteborg (Office Support) samt stötta de andra kontoren i norden. Initialt kommer rollen att vara mestadels fokuserad på Business Support.

I rollen ingår du i kundens Business & Office Support team, som består av sju medlemmar med sin bas i Stockholm, Malmö och Göteborg. Du rapporterar till Head of Business Support, men kommer även att ha ett nära samarbete med kontorschef. På kontoret i Göteborg arbetar ca 10 personer som du kommer att ha en nära interaktion med, även om du i din Business Support-roll även kommer att stötta kollegor på andra kontor.

Dina arbetsuppgifter kan bland annat innehålla:

Business Support:

•
Skapa och hantera dokument och presentationer enligt mallar, samt eventuellt skapa mallar och processdokument

•
Boka och koordinera intervjuer, möten och samtal via telefon och mail

•
Utföra bakgrundskontroller på kandidater

•
Registrera uppgifter i vårt affärssystem

•
Övriga administrativa uppgifter som kan tillkomma efter behov

Office Support:

•
Stötta kontorschefen med administrativa uppgifter efter behov

•
Mottagande av besökare och leveranser

•
Förbereda kontoret för dagen

•
Mötesbokningar/rumsbokningar i Outlook

•
Beställningar till kontoret

•
Kontakt med hyresvärden

•
Introduktion för nyanställda om kontorets rutiner

•
Översyn av lokaler

Kvalifikationer

Vi söker dig som älskar att hålla många bollar i luften och brinner för att arbeta administrativt. Du har minst ett par års erfarenhet från liknande uppgifter. Flexibilitet, ordning och reda är en förutsättning för att lyckas i rollen, liksom förmåga att uttrycka sig på professionell nivå i tal och skrift på svenska och engelska. Du är positiv och nytänkande och trivs med att arbeta självständigt och ta egna initiativ samt jobba i team. Tjänsten kräver dessutom att du är mycket strukturerad, flexibel och stresstålig. Det är viktigt att du är van vid ett högt tempo och att arbeta mot deadlines – struktur och god prioriteringsförmåga är viktiga egenskaper.

För att trivas i rollen är det viktigt att du trivs med att jobba med flexibilitet i arbetstider, med människor samt har ett intresse för näringslivet. Har du tidigare erfarenhet av att arbeta i miljöer där konfidentialitet är av stor vikt som t.ex. advokatbyrå eller liknande är det ett plus.

Övrigt

Skicka in din ansökan med CV och personligt brev via länken nedan. Vi arbetar med löpande urval så skicka gärna in din ansökan så fort som möjligt.

Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Paula Jansson på telefonnummer: 031 711 98 00.