Business & Office Coordinator till Alumni Göteborg

Om tjänsten
KFX söker dig som älskar att hålla många bollar i luften och brinner för att ge service. Genom en kombinerad roll med administration och stöttning av kontorschef och kontoret i Göteborg, söker vi nu dig som vill ta nästa steg hos vår kund Alumni!
Vill du bli en del av en stark teamkultur, med mycket passion, sann professionalism, där du generöst delar med dig av dig själv till ditt team och firar framgångar, stora som små, längs vägen? Då kan detta vara rätt tjänst för dig.

Tjänsten är en konsultanställning hos KFX HR-partner med start tredje maj till 31 december, med möjlighet till förlängning.

Om oss
KFX HR-partners fokus har alltid varit att bygga långsiktiga relationer med kunder och personal. Vi lyssnar på våra kunder, våra anställda och på varandra. Stolthet, omtanke och engagemang är våra värdeord. Vårt mål är att vara våra kunders första val av HR-partner och branschens bästa arbetsgivare. Vi är i dag drygt 400 medarbetare och har regionala kontor runt om i landet.

Vid bemanningsuppdrag blir du anställd av KFX HR-partner, och det är därför viktigt att du trivs i rollen som konsult. Våra ledord på KFX HR-partner är stolthet, omtanke samt engagemang och dessa ska genomsyra allt vi gör.

Om företaget
Alumni är en marknadsledande och innovativ konsultfirma med ett brett utbud av tjänster inom ledarskap. Vi skapar värde för våra klienter genom hela kedjan, från rekrytering av specialister och mellanchefer, till Executive Search på lednings- och styrelsenivå och vi erbjuder både permanent rekrytering och interimslösningar. Vidare erbjuder vi även tjänster inom ledarutveckling och bedömning och vi utvecklar kontinuerligt våra tjänster med nya innovativa erbjudanden.

Alumni tillhör brittiska Harvey Nash Group och har kontor i Norden, Storbritannien, USA och Australien. Sverige är Alumnis största marknad och här har vi kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi har funnits på marknaden i drygt 30 år och har ett väletablerat nätverk i toppen av Sveriges näringsliv där vi arbetar med klienter inom olika branscher, såväl i den privata som den offentliga sektorn. För Alumnis klienter är det viktigt att alltid hålla en hög standard genom hela processen och ställer därför krav på noggrannhet, professionalitet och kvalitet.



Arbetsuppgifter
Vi söker en ny medarbetare som kommer att fördela sin roll mellan administrativa arbetsuppgifter (Business Support) och att stötta kontorschefen och kontoret i Göteborg (Office Support). Initialt kommer rollen att vara mestadels fokuserad på Business Support, för att över tid innefatta ett ökat kontorsansvar, detta då Alumnis kontor i Sverige för närvarande är stängda p.g.a. Coronapandemin.

I rollen ingår du i Alumnis Business & Office Support team, som består av sju medlemmar med sin bas i Stockholm, Malmö och Göteborg. Du rapporterar till Head of Business Support, men kommer även att ha ett nära samarbete med Alumni Göteborgs kontorschef. På kontoret i Göteborg arbetar ca 10 personer som du kommer att ha en nära interaktion med, även om du i din Business Support-roll även kommer att stötta kollegor på andra kontor. Business Support är en viktig funktion på Alumni som bl.a. arbetar med administrativa uppgifter kopplade till våra rekryteringsprocesser, t.ex. att förbereda dokument och presentationer, uppdatera och lägga in uppgifter i affärssystem, hantera bakgrundskontroller, boka kund- och kandidatmöten och att hantera annonsering.

Dina arbetsuppgifter kan bland annat innehålla:

Business Support:
- Skapa och hantera dokument och presentationer enligt mallar, samt eventuellt skapa mallar och processdokument
- Boka och koordinera intervjuer, möten och samtal via telefon och mail
- Utföra bakgrundskontroller på kandidater
- Registrera uppgifter i vårt affärssystem
- Övriga administrativa uppgifter som kan tillkomma efter behov

Office Support:
- Stötta kontorschefen med administrativa uppgifter efter behov
- Mottagande av besökare och leveranser
- Förbereda kontoret för dagen
- Mötesbokningar/rumsbokningar i Outlook
- Beställningar till kontoret
- Kontakt med hyresvärden
- Introduktion för nyanställda om kontorets rutiner
- Översyn av lokaler




Kvalifikationer
Vi söker dig som älskar att hålla många bollar i luften och brinner för att ge service. Du har minst ett par års erfarenhet från liknande uppgifter. Flexibilitet, ordning och reda är en förutsättning för att lyckas i rollen, liksom förmåga att uttrycka sig på professionell nivå i tal och skrift på svenska och engelska. Du är positiv och nytänkande och trivs med att arbeta självständigt och ta egna initiativ samt jobba i team. Tjänsten kräver dessutom att du är mycket noggrann, strukturerad, flexibel och stresstålig. Det är viktigt att du är van vid ett högt tempo och att arbeta mot deadlines – struktur och god prioriteringsförmåga är viktiga egenskaper.

För att trivas i rollen är det viktigt att du trivs med att jobba med flexibilitet i arbetstider, med människor samt har ett intresse för näringslivet. Har du tidigare erfarenhet av att arbeta i miljöer där konfidentialitet är av stor vikt som t.ex. advokatbyrå eller liknande är det ett plus.




Övrigt
Start: 3 maj 2021.

Skicka in din ansökan med CV och personligt brev via länken nedan. Vi arbetar med löpande urval så skicka gärna in din ansökan så fort som möjligt.

Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Paula Jansson på telefonnummer: 031 711 98 00.