Chef till Enheten för dokument administration och resurs

Är du en trygg och stabil ledare som motiveras av samarbete och kontinuerligt utvecklingsarbete? Då kanske det här är rollen för dig? Vi söker nu en enhetschef till enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) med placering i Visby eller Stockholm.


Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv.


I dagsläget har enheten ca 23 medarbetare varav 5 är placerade i Stockholm. Som enhetschef kan du vara placerad i Stockholm eller Visby men du förväntas fördela viss del av din tid mellan de två orterna.


Som enhetschef har du övergripande ansvar för arkiv- och dokumenthantering samt löneadministration. Du ansvarar för det löpande arbetet såväl som för att utveckla och förbättra hur Sida arbetar med dokumenthantering och löneadministration.
Enheten bedriver för närvarande flera större förändringsprojekt för att effektivisera verksamheten och delar av lönehanteringen kommer under 2024 att övergå till Statens Servicecenter. Därför söker vi en person med intresse för att förändra och förbättra och med en förmåga att kunna leda enheten genom denna förändring.


Du förväntas ha tillräcklig ämneskunskap för att kunna avgöra vad som ska göras och samtidigt använda medarbetarnas kompetens för att komma fram till det. Du förväntas främja teamarbetet på enheten samt bidra till en öppen, samarbetsinriktad, ansvarstagande och respektfull kultur.
Ditt engagemang för verksamhetens resultat, kostnadseffektiva lösningar och frågor om intern styrning och kontroll är mycket viktigt. I detta ingår att du är väl förtrogen med de lagar, förordningar och regelverk som styr Sidas verksamhet.




Du ingår i avdelningens ledningsgrupp som leds av avdelningschefen och arbetar i nära samarbete med övriga enheter för att uppnå avdelningens verksamhetsmål. Du rapporterar till avdelningschefen på VERKSTÖD.


Läs mer om Sida, avdelningen och vår verksamhet på sida.se. Information om Sidas verksamhetsidé hittar du här.


Arbetsuppgifter

· Verksamhetsansvar för Sidas lönehantering respektive dokument- och arkivhantering i Stockholm och Visby.
· Ansvara för att strategiskt utveckla enhetens arbete. Coacha och samordna medarbetarna inom enheten och främja en kultur av självledarskap där medarbetare stöttar, respekterar och utvecklar varandra.
· Representera verksamheten både internt och externt och med lyhördhet föra in enhetens verksamhetsområden i andra delar av myndigheten/utlandsmyndigheter.
· Ansvara för enhetens mål- och resultatstyrning, budget samt uppföljning.
· Delta aktivt i avdelningens ledningsgrupp och bidrar till avdelningens ledningsarbete.
· Platsansvar för Sidas Visbykontor, vilket innefattar fastighets- och säkerhetsfrågor

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.


Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav


Utbildning
· Akademisk examen inom det samhällsvetenskapliga området såsom ekonomi, juridik, statsvetenskap eller liknande
Språk
· God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska

Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Några års erfarenhet i en ledande roll med personalansvar
· Erfarenhet av och förmåga att proaktivt leda organisations-, utvecklings- eller förändringsarbete
· Erfarenhet av offentlig förvaltning

Förmågor
Vi söker dig som:
· Är trygg och ansvarsfull och kan hantera dig själv och omgivningen med empati och hög integritet även i pressade situationer.
· Har goda ledaregenskaper där du visat god förmåga att leda andra, coacha och tillvarata medarbetarnas kompetens och förmåga, både som individer och som team.
· Har god förmåga att skapa delaktighet och utveckla medarbetare.
· Har god förmåga att samarbeta och kommunicera med chefer och medarbetare inom avdelningen och i övriga organisationen.
· Är resultatinriktad och har god förmåga att prioritera, delegera, följa upp och slutföra arbetsuppgifter.
· Är kreativ, initiativrik och har god analytisk förmåga.

För denna roll är det meriterande om du

· Erfarenheter av projektledning och utredningsarbete
· Erfarenheter av arbete med arkiv och intern styrning och kontroll inom statlig verksamhet

Bra att veta


Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas.


Sida tillämpar tidsbegränsade chefsförordnanden. Omfattningen är fyra år med möjlighet till förlängning.


Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 2/23


Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Johanna Wallmo Wahlgren 08-698 51 62


Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).


I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess


Om Sida

Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.