Chef till Enheten för dokument, administration och resurs

Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv.
I dagsläget har enheten ca 23 medarbetare varav 5 är placerade i Stockholm. Som enhetschef är du placerad i Visby men du förväntas fördela viss del av din tid i Stockholm.
Som enhetschef har du övergripande ansvar för arkiv- och dokumenthantering samt löneadministration. Du ansvarar för det löpande arbetet såväl som för att utveckla och förbättra hur Sida arbetar med dokumenthantering och löneadministration. I rollen ingår även löpande förvaltning och vidareutveckling av systemstödet.
Enheten bedriver för närvarande flera större förändringsprojekt för att effektivisera verksamheten och delar av lönehanteringen kommer under 2024 att övergå till Statens Servicecenter. Därför söker vi en person med intresse för att förändra och förbättra och med en förmåga att kunna leda enheten genom denna förändring.
Du förväntas ha tillräcklig ämneskunskap för att kunna avgöra vad som ska göras och samtidigt använda medarbetarnas kompetens för att komma fram till det. Du förväntas främja teamarbetet på enheten samt bidra till en öppen, samarbetsinriktad, ansvarstagande och respektfull kultur.
Ditt engagemang för verksamhetens resultat, kostnadseffektiva lösningar och frågor om intern styrning och kontroll är mycket viktigt. I detta ingår att du är väl förtrogen med de lagar, förordningar och regelverk som styr Sidas verksamhet.
Du ingår i avdelningens ledningsgrupp som leds av avdelningschefen och arbetar i nära samarbete med övriga enheter för att uppnå avdelningens verksamhetsmål. Du rapporterar till avdelningschefen på VERKSTÖD.
Läs mer om Sida, avdelningen och vår verksamhet på sida.se.
Arbetsuppgifter
Verksamhetsansvar för Sidas lönehantering respektive dokument- och arkivhantering i Stockholm och Visby.
Ansvara för att strategiskt utveckla enhetens arbete. Coacha och samordna medarbetarna inom enheten och främja en kultur av självledarskap där medarbetare stöttar, respekterar och utvecklar varandra.
Representera verksamheten både internt och externt och med lyhördhet föra in enhetens verksamhetsområden i andra delar av myndigheten/utlandsmyndigheter.
Ansvara för enhetens mål- och resultatstyrning, budget samt uppföljning.
Delta aktivt i avdelningens ledningsgrupp och bidrar till avdelningens ledningsarbete.
Platsansvar för Sidas Visbykontor, vilket innefattar fastighets- och säkerhetsfrågor

Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
Akademisk examen inom relevant område eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt.



Språk
God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska



Arbetslivserfarenhet och kunskaper
Några års erfarenhet i en ledande roll, t ex som projektledare eller chef
Erfarenhet av och förmåga att proaktivt leda organisations-, utvecklings- eller förändringsarbete
Erfarenhet av offentlig förvaltning



Förmågor:
Vi söker dig som:
Är trygg och ansvarsfull och kan hantera dig själv och omgivningen med empati och hög integritet även i pressade situationer.
Har goda ledaregenskaper där du visat god förmåga att leda andra, coacha och tillvarata medarbetarnas kompetens och förmåga, både som individer och som team.
Har god förmåga att skapa delaktighet och utveckla medarbetare.
Har god förmåga att samarbeta och kommunicera med chefer och medarbetare inom avdelningen och i övriga organisationen.
Är resultatinriktad och har god förmåga att prioritera, delegera, följa upp och slutföra arbetsuppgifter.
Är kreativ, initiativrik och har god analytisk förmåga.



För denna roll är det meriterande om du har
Erfarenheter av projektledning och utredningsarbete
Erfarenheter av arbete med arkiv och intern styrning och kontroll inom statlig verksamhet

Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas.
Sida tillämpar tidsbegränsade chefsförordnanden. Om fattningen är fyra år med möjlighet till förlängning
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 94/23
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av avdelningschef Johanna Wallmo Wahlgren, 08-698 51 62
Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: linus.jarl@sida.se) och ST (kontaktperson: ulrika.holmstrom@sida.se).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.