Chefadministratör

Om tjänsten

Vi söker en divisionssassistent till en statlig verksamhet som ansvarar för att elsäkerhet i överföringsnätet i Sverige, Myndigheten arbetar miljöanpassat och kostnadseffektivt – i dag och i framtiden.

Du kommer arbeta i utvecklande miljö där du blir en viktig länk i en samhällsviktig verksamhet.

Verksamheten genomgår en förändringsresa med många nya möjligheter och spännande utmaningar för att nå visionen om att bli ledande för en hållbar elförsörjning.

Tjänsten är placerad på vårt huvudkontor i Sundbyberg.

Kvalifikationer/ Egenskaper

Som divisionsassistent innebär det en stor mängd kontakter, samverkan och samarbete med andra människor, såväl inom divisionen som inom övriga delar av verksamheten och viss extern kontakt kan förekomma. Du kommer att få varierade arbetsdagar med många olika arbetsuppgifter.

Syftet är att ge förstärkning till verksamheten i det löpande arbete som utförs.

Vi ser att du tidigare arbetat som Chefsassistent på en hög nivå. För att lyckas i uppdraget ser vi att du är en person som trivs i en supporterande och koordinerande roll där du får möjligheten att underlätta dagen för andra. Som person är du service-minded, flexibel, självgående, effektiv och kommunikativ med hög integritet. Mycket goda kunskaper i svenska liksom goda kunskaper i engelska är av vikt i arbetet. För att klara uppgifterna krävs att du behärskar Officepaketets program, framförallt kalenderadministration i Outlook, Word och Excel samt PowerPoint.

För detta uppdrag sätts stort värde på dina personliga egenskaper.

Arbetsuppgifter

Som divisionssassistent supporterar du divisionschefen med diverse administrativa och koordinerande uppgifter. Du kommer att arbeta med förberedelser inför ledningsmöten med presentationsmaterial och agenda där även viss protokollföring kan förekomma.

Andra exempel på arbetsuppgifter är:

- Boka divisionens konferenser, möten och andra aktiviteter inkl all administration rörande kallelser, ta emot anmäla, kontakt med konferensansläggningar osv
- Registrera handlingar i divisionens ärendehanteringssystem. Administration gällande godkännanden, remisser mm
- Samordna /Sammanställa frågor för divisionen vid behov, t ex sammanställningar och arbetsplatsfrågor och flyttar inom kontoret
- Registrera rekvisitioner samt granska fakturor inkl kontering osv i UBW (Agresso)
- Vara redaktör för intranätet och säkerställa att övergripande divisionsinformation är aktuell osv.
- Samordning och integration med övriga divisionsassistenter och GD-assistent för utveckling samt backup för varandra i vardagen.
- Initiera och följa upp delegationer av arbetsmiljö och elsäkerhet till nya chefer samt uppdatera mail-listor osv.

Säkerhetsprövning

För aktuellt uppdrag krävs registerkontroll av anställd för uppdraget.

Vi intervjuar löpande för uppdraget och tjänsten tillsätts så fort som möjligt. Vi beräknar att process med registerkontroll blir klar inom 10-12v.

Utbildning

- gymnasieutbildning

Kompetens och Erfarenhet:

- Ca fem (5) års erfarenhet av att ha arbetat som chefsassistent för person med högre befattning inom organisation.
- God erfarenhet av att ha jobbat Microsoft Office paketet (Excel, Word och PowerPoint).
- God kompetens gällande att utforma, ta fram och sammanställa presentationsunderlag i PowerPoint.
- Konsulten ska skriva och tala Engelska obehindrat.

Annat

Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju.

- God samarbetsförmåga och initiativförmåga
- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
- Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
- Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
- Arbetar självständigt och målinriktat
- Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
- Förmåga att arbeta i grupp
- Hög servicekänsla
- Sinne för struktur
- Du har stor integritet

Du erbjuds

- Fast Lön
- Utbildande/ Utvecklande konsultuppdrag
- Friskvårdsbidrag

Ansökan

B3P arbetar med ett löpande urval vilket innebär att tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi rekommenderar därför att du skickar in din ansökan omgående. Skicka in CV och personligt brev till B3 Personal på www.b3p.se.

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att skicka ett mail till ulf@b3p.se Observera att vi inte tar emot ansökningar via mail.

Välkommen med din ansökan!