Chefsassistent

Arbetsförmedlingen, Avdelningen rehabilitering till arbete, söker chefsassistent.

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

I Arbetsförmedlingens uppdrag ingår att bedriva arbetslivsinriktad rehabilitering i form av vägledande, utredande, rehabiliterande eller arbetsförberedande insatser. Avdelningen Rehabilitering till Arbete har till uppgift att fokusera på verksamhet inom området arbetslivsinriktad rehabilitering vilket främst sker genom yrkesgrupperna psykologer, socialkonsulenter och arbetsterapeuter/sjukgymnaster. Läs mer om Avdelning Rehabilitering till arbete och vårt uppdrag på www.arbetsformedlingen.se

Vi söker nu en chefsassistent till Avdelningen rehabilitering till arbete (AR) i Malmö. Vi erbjuder ett stimulerande, omväxlande och utvecklande arbete med mycket kontakter i en dynamisk organisation.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent kommer du arbeta som ett personligt och nära stöd till enhetschef och sektionschef där du ska säkerställa att information och uppdrag till och från cheferna hanteras i rätt ordning. Rollen innebär att ha framförhållning och förbereda olika möten bland annat genom att ta fram underlag och material.

Du ser dig som en representant för enhetschefen och tycker att ett gott bemötande är viktigt både internt och externt. Du trivs i ett arbete där det är ett högt tempo. Du är självständig och duktig på att prioritera och se vad som behöver göras och kan omprioritera vid behov. Arbetet innebär ansvar för all administration och samordning av olika uppdrag. Det kan t ex gälla att hantera logistiken i vissa uppdrag, protokollskrivning, post och e-post, telefon, interna/externa kontakter. Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. I arbetsuppgifterna ingår även leveranskontroll, diarieföring och att ansvara för ”ordning och reda” - både digitalt och analogt. Du kommer även att utföra arbete åt avdelningens ledningsgrupp i Skåne.

Kvalifikationer

Du har:


• Utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• Minst 2-års erfarenhet av att arbeta självständigt med administrativa uppgifter.
• God datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet.
• En hög integritet och stor lojalitet.
• God muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga.

Meriterande är:


• Erfarenhet av administrativt inriktat arbete i nära samarbete med chef
• Erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter.
• Erfarenhet av att skapa Power-Point-presentationer från siffermaterial i Excel.
• Erfarenhet av arbete som chefsassistent/administratör inom Arbetsförmedlingen.
• Erfarenhet av protokollskrivning.

 

Som person är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Relationen till enhetschefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare och tillträde enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 30 mars 2017. Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan och bifoga ditt CV samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.