Chefsassistent

Hallstahammar är en liten kommun med stora möjligheter där du som medarbetare är en viktig del av någonting större. Du är med och skapar en kommun där utveckling, kreativitet och nytänkande är viktiga delar av vår vision för framtiden.



ARBETSUPPGIFTER
Arbetsuppgifter
Att vara chefsassistent innebär att du kommer bistå ledningen inom äldreomsorgen. Din roll är bred men i huvudsak administrativ och dina arbetsuppgifter för dagen kan se olika ut beroende på vad som händer och vad som är prioriterat för stunden.
Arbetsuppgifter som ingår i uppdraget som chefsassistent handlar bland annat om att du ska hantera områdets leverantörsreskontra vilket innebär utredning av fakturor, interna och externa debiteringar samt handkassor. Du kommer även skriva anställningsavtal, hålla koll på anställningstid och företrädesrätt, upprätta och aktualisera personalförteckningar samt bevaka frånvaro. Som chefsassistent kommer du ha ett övergripande ansvar för schemaläggning samt vikarieanskaffning och vi vill att du ser möjligheterna i digitaliseringen i den moderna tekniken.

Rent praktiskt så innefattar det att ge support, stöd och operativ handledning till användarna och administrera behörigheter till aktuella system samt planera och genomföra utbildningar till användarna.

I uppdraget ingår det även att bemanna receptionen på Äppelparkens äldreboende tillsammans med dina kollegor. Detta innefattar kvälls- och helgtjänstgöring. Du kommer att vara något av ansiktet utåt eftersom en stor del av arbetet utgår från entrén och receptionen. Du hänvisar, vägleder och informerar besökare, boende och närstående.

Om du är en driven, nyfiken och initiativtagande person som trivs med att arbeta i en dynamisk organisation har du kommit rätt! Du kommer att få ta stort eget ansvar och din förmåga att arbeta som en stöttande funktion kommer ta dig långt. Utifrån just dina kvalifikationer och dina kollegor kommer vi tillsammans att skapa ett så utmanande och stimulerande arbete som möjligt!



KVALIFIKATIONER
Kvalifikationer - Viktig
Du som har några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter kommer snabbt att sätta dig in i din nya roll! Du drivs av att ge service till andra och kundtillfredsställelse är viktigt för dig, såväl internt som externt. Du är resultatorienterad och har god samarbetsförmåga, du har inget emot att ta dig an tuffare likväl som enklare utmaningar/uppgifter.

Du har förmåga att arbeta proaktivt och du kan snabbt identifiera vad som behöver göras och tvekar inte att hugga i där det behövs.
Du utstrålar säkerhet och trygghet och arbetar fokuserat och kontrollerat i stressade situationer. Du trivs i en koordinerande roll där du och ditt arbete är en viktig kugge i det löpande arbetet. Du är drivande, självgående och kan prioritera när så krävs. Du är noggrann och ansvarsfull och trivs att arbeta i team samtidigt som du har förmåga att arbeta självständigt. Du kan snabbt anpassa dig till ändrade omständigheter och är villig att bredda din kompetens. Din personliga lämplighet kommer vara avgörande i denna rekrytering.

Du har ett professionellt förhållningssätt och stor integritet. Är du dessutom lösningsorienterad, strukturerad och har hög servicekänsla så kommer du att bli mycket uppskattad. Tar du därutöver med dig en portion humor passar du väl in hos oss!

Du har som lägst gymnasial utbildning, det är meriterande med någon form av tilläggskompetens som inriktar sig på någon/några av de arbetsuppgifter som ingår i chefsassistenttjänstenet. Du behärskar svenska flytande i såväl tal som skrift. Du har god vana av att arbeta med datorn som arbetsverktyg och kan arbeta med Officepaketet obehindrat. Erfarenhet av arbetet i Time Care, Visma affärslösningssystem och PersonecP är meriterande.






ÖVRIGT
Hallstahammars kommun är ett finskt förvaltningsområde och vi ser gärna sökanden med kunskaper i finska i tal och skrift.

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes vänligen men bestämt.