Chefsassistent

Om arbetsplatsen
Folkteatern ligger på Järntorget i Göteborg. Vår verksamhet omfattar fyra scener med egenproducerad scenkonst, gästspel, konserter, samtal och mycket mer. Vi vill vara en samtida teater för en bred publik och vi strävar efter att bli en av norra Europas mest intressanta scener. Konstens potential att experimentera och utmana står i centrum, och vi eftersträvar sänkta trösklar till teaterrummet.
Folkteatern drivs i form av ett aktiebolag, helägt av en ekonomisk förening. Vi är en länsteater som får anslag och uppdrag från Västra Götalandsregionen, vår ekonomiska huvudman. Teatern har omkring 45 anställda. Lotta Lekvall är VD och Frida Röhl är konstnärlig ledare.
Arbetsbeskrivning
Som chefsassistent på Folkteatern har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll. Som VD:s och ledningsgruppens högra hand bidrar du till att hitta förbättringar som leder till att arbeta smart, inte minst digitalt. Du bidrar till utveckling av verksamheten genom att lyfta blicken och förutse behov och identifiera det som leder till förbättrade arbetssätt samt säkerställer och följer upp övergripande projekt och fokusområden. Med ditt engagemang och din kapacitet att förstå teaterns komplexa struktur, kan du bidra genom att ta din röst till bordet, ställa frågor och ge insikter där andra kan ha missat något.
Arbetsuppgifter
Ditt huvudsakliga uppdrag är att samordna, administrera och på olika sätt bistå VD och chefer. Du kommer att arbeta med allt från koordinering av möten, kalender- och resebokningar, till att prioritera och organisera andra aktiviteter kopplade till det generella teaterarbetet. Du håller reda på detaljer, men alltid med ett övergripande perspektiv i åtanke.
Du är van att hantera konfidentiella frågor som rör verksamheten. Du verkar för goda relationer och samarbeten med såväl interna som externa parter. Du ska kunna driva förbättringsåtgärder och projekt utifrån såväl den övergripande verksamhetens som vår styrelses, våra chefers och medarbetares behov.
Du ska:
Assistera och administrera ledningsgrupps- och styrelsearbete
Föra protokoll och säkerställa signering, publicering och arkivering
Ansvara för administrering och rapportering av bl a medlemshantering och verksamhetsberättelse
Ansvara för uppdatering av teaterns totalplan
Uppdatera och säkerställa digitala arbetssätt, innehåll och rutiner gällande intranät, Theatron, SharePoint och Teams och andra plattformar
Bistå i koordinering och beställning av IT- och telefonitjänster
Ansvara för säkerställande av tekniken i våra möteskonferenser samt annan administrativ teknik
Bistå i administration av viss ekonomihantering och uppföljning såsom fakturaregistrering, handkassa och posthantering
Utveckla helhetssynen, dvs i det dagliga arbetet verka för att uppfylla teaterns övergripande målsättning



Kvalifikationer
Som person är du prestigelös i att utföra både enklare och mer kvalificerade uppgifter. Du har en vilja till att lösa uppkomna frågor och gillar att agera spindeln i nätet. Tjänsten kräver även god förmåga att entusiasmera och motivera kollegor till att hitta de bästa arbetssätten och lösningarna för teatern. Du har ett professionellt, lyhört och förtroendeskapande förhållningssätt och en vilja att hjälpa till där det behövs. Du har lätt för att växla och prioritera mellan olika arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov utan att göra avkall på kvaliteten. Du är van vid att arbeta självständigt och har förmågan att prioritera, driva och slutföra uppdrag på ett systematiskt sätt.
Du är en mycket van användare av Officepaketet, SharePoint och Teams samt skriver och talar engelska obehindrat. Du är van både systemägare och systemanvändare och lär dig obehindrat nya systemstöd.
Du har minst en tvåårig eftergymnasial utbildning samt minst fem års yrkeserfarenhet av liknande arbete.
Vad kan Folkteatern erbjuda dig?
Vi är en spännande, ansvarstagande och framåtblickande arbetsplats. Vårt teaterhus är en levande mötesplats och ett kulturellt nav på en dynamisk plats i staden. Vi erbjuder rätt person ett ansvarsfullt och varierat arbete på en av de största teaterinstitutionerna i Västra Götaland. Du kommer ha stor möjlighet att utforma och sätta din personliga prägel på tjänsten.