Chefsassistent

Vi söker nu en chefsassistent för uthyrningsuppdrag hos arbetsgivare i Malmö. Start omgående och det beräknas pågå fram till maj-22 vilket gör att vi kommer att hantera ansökningarna löpande.

Kontoret är beläget i centralt i Malmö och du kommer att arbeta nära chefen samt övriga medarbetare på avdelningen.

I rollen är arbetsuppgifterna mycket varierande och här nedan kan du se en del av uppgifterna.

Du kommer att arbeta med förberedelser av olika typen av möten som avdelnings, lednings och verksamhetsplaneringsmöten bland annat samt skriva protokoll vid mötena. I rollen ingår också att vara en del av ledningsgruppen.

Vidare kommer du att arbeta med verksamhetsplanen löpande med planering, genomförande och uppföljning.

Du kommer också att planera och boka konferenser, agendor, protokoll, material, lokal och så vidare till dessa.

Andra arbetsuppgifter är att du kommer att medverka vid upphandling och uppföljning av ramavtal samt hantera administrativa uppgifter i samband med detta beroende på storlek och antal.

I och med rollens utformande kommer du att hantera och vara sammanhållande för många av de frågor som berör avdelningen.

Du bistår chefen med hantering av kalender och mail samt de administrativa uppgifter som ni kommer överens om och annat som uppstår löpande.

Till den här rollen söker vi dig som verkligen trivs i en roll där du förväntas ta ett stort eget ansvar och vara spindeln i nätet på avdelningen. Du skall vara en erfaren och mycket god administratör med hög förmåga att skapa struktur. Du behöver vara duktig på att skapa goda samarbeten med medarbetare samtidigt som du skall våga ta plats och prioritera och komma med egna idéer. Viktigt att du är flexibel då det snabbt kan uppstå frågor som snabbt behöver lösas och struktureras upp vilket innebär att man får kasta om i planeringen.

Dina personliga egenskaper behöver vara att du är positiv, trivs med ett omväxlande arbete samtidigt som du arbetar strukturerat med befintliga arbetsuppgifter samt är en doer och är lösningsfokuserad.

Du skall som sagt vara en erfaren administratör och det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av LOU och arbete i en offentlig verksamhet. i liknande roll.