Chefsassistent

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Utvecklingsavdelningen 
Utvecklingsavdelningen är en nystartad avdelning med ansvar för att hålla ihop kundmötet oavsett vilken kanal eller tjänst kunden möter oss i.

Vårt uppdrag är att säkerställa att utveckling sker utifrån ett helhetsperspektiv med kundens situation och hela resa i fokus. Vårt arbete ska bidra till att skapa sammanhållna kundflöden som passar in i kundens helhet och där övergångarna fungerar utan avbrott och utan att kunderna behöver börja om i nästa kontakt.

Målet är att all utveckling mot kund ska bedrivas med förståelse av vilken plats den utgör i kundflödet och vad som behövs för att flödet ska passa in i kundens helhet och stötta kundens väg mot målet.

Avdelningen är placerad på VO Direkt men uppdraget sträcker sig över VO AG/Sök och Direkt.

Arbetsuppgifter 
I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till avdelningschefen och hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och telefonsamtal. I tjänsten ingår även att ge stöd till avdelningens enhetschefer med möteskoordinering och beställningar. Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration.

I arbetsuppgifterna ingår också att ansvara för avdelningens gemensamma SharePoint-sidor och att tillsammans med enhetens verksamhetssamordnare hantera inkommande ärenden och fördela uppdrag och remisser i samarbete med övriga inom staben.

Vem söker vi
Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom avdelningen som med övriga samverkanspartner. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens. Du är också bekväm i moderna digitala verktyg för workshops, kommunikation och presentationer. Du trivs i en roll som kommunikatör utifrån dina arbetsuppgifter.

Kvalifikationer
- Godkänd gymnasieutbildning
- Erfarenhet av beställningar, faktura- och ekonomihantering
- Erfarenhet av ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering
- Van användare av MS office med stor tyngd på Powerpoint
- Mycket god muntlig och skriftlig förmåga i svenska
- Van användare av kommunikativa digitala verktyg

Övriga meriter
- Erfarenhet som chefsassistent eller administratör inom statlig förvaltning eller komplex organisation
- Erfarenhet av protokollskrivning och förteckningsarbete
- Erfarenhet av handläggande arbetsuppgifter
- Erfarenhet av Sharepoint och Service Now och digitala kommunikationsverktyg

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten

Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser

Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort Solna .

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-01-09 märkt med Af-2021/0099 6452. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.