Chefsassistent

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Sektionens uppdrag
Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete och trivs med att ha många olika kontaktytor? Då ska du söka den här tjänsten hos oss!

AF Östergötland har ca 290 medarbetare fördelade i 15 sektioner.

Vi arbetar för länets 13 kommuner och har kontor i Norrköping, Linköping och Motala. Nu söker vi en chefsassistent med placering i Linköping.

Beskrivning av tjänsten
Du kommer att vara en av tre chefsassistenter som är ett administrativt stöd till både chefer och verksamhet på en övergripande nivå och i den rollen fungera lite som spindeln i nätet. Du tar ansvar, har god framförhållning och är bra på att planera och strukturera ditt arbete.

Vidare håller du dig uppdaterad inom ditt område och prövar gärna nya verktyg och metoder. Du kommer även ingå i ett team med andra administratörer och det är viktigt att du har förmågan och trivs med att ge service och att samarbeta med andra. Som chefsassistent förväntas du arbeta för enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet utifrån ett helhetstänk.

Exempel på arbetsuppgifter är:

- Diarieföring och andra former av dokumenthantering
- Hantering av enhetens kommunikations- och samarbetsytor, exempelvis SharePoint
- Bokningar av möten, konferenser och resor
- Genomföra beställningar och inköp
- Personaladministration och ekonomiadministration såsom leveranskontroll, fakturahantering och uppdateringar i ekonomiverktyget Stella
- Stöd med protokollskrivning och minnesanteckningar vid interna och externa möten, samt sammanställning av underlag
- Hantera mail och bokningar för enhetschef samt enhet
- Stötta enheten med schemahantering

Du som är intresserad av uppdraget bör vara noggrann, strukturerad och uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift. Du bör vara flexibel, serviceinriktad, och trivas med ett högt arbetstempo. Du lägger upp ditt arbete självständigt och tar initiativ till samarbete för att lösa problem och arbetsuppgifter. Du har hög integritet, mycket god samarbetsförmåga och är lyhörd för de behov av stöd som finns i verksamheten. Du har en god kommunikativ förmåga och ser till helheten i det du gör. Relationen till cheferna du ska stödja bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för rollen.

Grundläggande krav för tjänsten
- Godkänd gymnasieutbildning
- Minst två års arbetslivserfarenhet med ett års erfarenhet av administrativ roll med uppgifter som huvudsakligen beskrivs ovan
- Mycket goda kunskaper att kommunicera på svenska i tal och skrift samt hög läsförståelse
- Mycket god datorvana och kunskaper inom främst MS Office-paketet

Övriga meriter för tjänsten
- Minst ett års erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering i statlig verksamhet
- Dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som chefsstöd 

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap och chefskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Linköping. I denna tjänst erbjuder vi möjlighet till visst arbete på distans utifrån verksamhetens behov.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-04-28. Du ansöker genom att klicka på knappen ”ansök”. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet, samt intyg som styrker kraven om arbetslivserfarenhet och utbildning. Utländsk utbildning ska vara verifierad av UHR. 

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på vår hemsida https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss.

Urvalstest kan förekomma i vår rekryteringsprocess och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökningstiden gått ut.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.