Chefsassistent

Forum för levande historia söker en 

Kvalificerad chefsassistent till myndighetschefen
Forum för levande historia är en myndighet under Kulturdepartementet. Vårt uppdrag är att vara ett nationellt forum som ska främja arbete med demokrati och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintelsen. Myndigheten har särskilt till uppgift att informera om Förintelsen och kommunistiska regimers brott mot mänskligheten, samt att sträva efter att stärka människors vilja att aktivt verka för alla människors lika värde.

Genom seminarier, föreläsningar, workshops, utställningar med mera vill vi bidra till att skapa reflektion, dialog och lärande om historia och nutid. Vi är ca 40 medarbetare och vårt kontor och vår publika lokal finns i Gamla stan, Stockholm, men verksamheten bedrivs i hela landet.

 Vi söker nu dig som vill bidra till en verksamhet som gör skillnad. Vi erbjuder ett roligt och omväxlande jobb i en organisation som verkar för ett bättre samhälle vad gäller demokrati och alla människors lika värde.

Om tjänsten
Som kvalificerad chefsassistent är du en viktig resurs för myndighetens ledning. Du arbetar nära med och assisterar myndighetens chef, överintendenten, och myndighetens ledningsgrupp med administration, kommunikation och verksamhetsfrågor. Det innebär att du jobbar med arbetsuppgifter av varierande karaktär. Ena dagen kan du ägna åt att boka möten och resor till ledningsgruppen, medan nästa dag ägnas åt att analysera någon sakfråga och skriva underlag till överintendenten. I din roll har du många kontaktytor både externt och internt, men framför allt har du ett nära samarbete med överintendenten och övriga chefer i ledningsgruppen.

Dina arbetsuppgifter är varierande och består till exempel av följande:


• Skriva agendor, minnesanteckningar och protokoll för ledningsgruppens möten
• Utveckla effektiva arbetssätt och rutiner för ledningsgruppen
• Sammanställa skriftliga underlag i olika frågor till överintendenten och ledningsgruppen
• Samordna överintendentens möten och resor.
• Hantera överintendentens telefon, post, dokument och fakturor
• Kommunicera med externa och interna kontakter
• Samordna gemensamma tvärfrågor utifrån erfarenhet och kompetens (skulle t.ex. kunna vara hållbarhetsfrågor)
• Andra arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov

Tjänsten är placerad på avdelningen för verksamhetsstöd som har sju medarbetare.

Verksamheten vi bedriver är föränderlig till sin karaktär. Det ser vi som en positiv del av arbetet och det innebär att arbetsuppgifterna kan komma att skifta över tid. Vi är också en relativt liten organisation vilket gör att vi hjälper varandra, hoppar in där det behövs och ser till verksamhetens  bästa.

Arbetet bedrivs i huvudsak på kontorstid måndag-fredag, men arbete kvällstid förekommer ibland då vi även har viss verksamhet på kvällar.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Om dig
Vi söker dig som är driven, strukturerad och har gott omdöme. Du kan snabbt sätta dig in i nya frågor, är självgående och kan ta egna initiativ. Du trivs med att arbeta tillsammans med andra, har en utpräglad känsla för service och är duktig på att kommunicera både internt och externt.

För att vara aktuell för tjänsten krävs:


• Relevant högskoleutbildning, eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt
• Flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och roll
• Mycket god administrativ förmåga
• Mycket god analytisk förmåga
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• God datorvana med mycket god kunskap i Officepaketet
• Erfarenhet av att arbeta i en utpräglad kunskapsorganisation

Det är meriterande om du också har:


• Efterenhet av statlig eller annan offentlig förvaltning
• Erfarenhet av frågor som Forum för levande historia arbetar med

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, framför allt på samarbetsförmåga.

Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande, oavsett könsidentitet eller uttryck. Vi vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter.

Ansökan
Skicka din ansökan med CV och personligt brev via myndighetens webbplats levandehistoria.se senast den 11 september 2022.

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta:

Caroline Källner, tf överintendent tom 28 aug, caroline.kallner@levandehistoria.se

Petra Mårselius, tillträdande överintendent from 29 aug, petra.marselius@levandehistoria.se

Staffan Jonsson, avdelningschef verksamhetsstöd, staffan.jonsson@levandehistoria.se

Eva Azcarate, facklig kontakt ST, eva.azcarate@levandehistoria.se

Meriam Chatty, facklig kontakt Saco, meriam.chatty@levandehistoria.se

Myndighetens växel tel 08-723 87 50.

Samtal från rekryteringsföretag och säljare undanbedes.