Chefsassistent

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Tillsammans får vi Sverige i arbete! Vill du bli en av oss?




Enhetens uppdrag
Enheten startade i april 2023 och vi arbetar med regiongemensamma uppdrag för region Öst som består av Jönköping, Kalmar och Östergötlands län.

Enheten leds av en enhetschef och består just nu av tre sektioner som vardera leds av en sektionschef. Enheten är i en uppstartsfas och planen är att den kommer växa med fler uppdrag.

Nu söker vi en chefsassistent med placering i Linköping.

Vi arbetar tillsammans för en medarbetardriven, tillitsfull, inkluderande och lärande arbetsplats där vi driver och utvecklar vår verksamhet utifrån ett jämställdhetsperspektiv.

Beskrivning av tjänsten
Du kommer vara en del i att fortsätta bygga upp och utveckla enheten regiongemensamma uppdrag. Du är ansvarstagande, lyhörd och har en vilja och ett stort intresse av att vara med att forma arbetssätt och strukturer för en så effektiv verksamhet som möjligt. Som chefsassistent förväntas du arbeta för enhetlighet och rättssäkerhet utifrån ett helhetstänk.

I arbetet är du ett administrativt stöd till både chefer och verksamhet. Du har förmågan och trivs med att ge service och att samarbeta med andra. Periodvis är det ett högt arbetstempo. Det ställer krav på att du har god framförhållning och är bra på att planera och strukturera ditt arbete.

Exempel på arbetsuppgifter är:

- Diarieföring och andra former av dokumenthantering
- Hantering av enhetens kommunikations- och samarbetsytor
- Bokningar av möten, konferenser och resor
- Genomföra beställningar och inköp
- Personaladministration och ekonomiadministration såsom leveranskontroll, fakturahantering, uppdateringar i ekonomiverktyget, planering och uppföljning av personal
- Stöd med protokollskrivning och minnesanteckningar vid interna och externa möten, samt sammanställning av underlag
- Hantera mail och bokningar
- Stötta enheten med schemahantering

Grundläggande krav för tjänsten
- Godkänd gymnasieutbildning
- Minst två års arbetslivserfarenhet med ett års erfarenhet av administrativ roll med uppgifter som huvudsakligen beskrivs ovan
- Mycket goda kunskaper att kommunicera på svenska i tal och skrift samt hög läsförståelse
- Mycket god datorvana och kunskaper inom främst MS Office-paketet 

Övriga meriter för tjänsten
-  Minst ett års erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering i statlig verksamhet
- Dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som chefsstöd  

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap och chefskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring 

Vårt erbjudande
Tjänsten är en visstidsanställning till och med 2024-12-29 på heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Linköping. Vid överenskommelse finns även möjlighet till placering i Norrköping.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2023-08-24. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.  När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor.

För att du ska få en så rättvis och korrekt bedömning som möjligt är det av stor vikt att du uppger år och månad för varje anställning samt en kort beskrivning av arbetsuppgifterna. Om den informationen inte framgår har vi svårare att göra en korrekt bedömning av din kompetens och erfarenhet och du kan därför riskera att bli bortvald i urvalsprocessen.

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på vår hemsida https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss 

Urvalstest kan förekomma och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökan.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.