Chefsassistent, Akutkliniken, Umeå

Region Västerbotten arbetar för att god hälsa och hållbar utveckling ska stärka varandra. Vi tar ansvar för en jämlik välfärd och för att forskning och innovation ger resultat.

På akutmottagningen har vi öppet dygnet runt och tar emot sjuka och skadade som behöver akut vård. Det betyder att vi arbetar hela dygnet både vardag och helg och vi tar emot ca 41 000 patienter per år i Umeå. Vid akutmottagningen arbetar sjuksköterskor, undersköterskor och medicinska sekreterare i team tillsammans med akutläkare och läkare från olika specialiteter. Arbetet på akutmottagningen är kvalificerat och kräver flexibilitet och god samarbetsförmåga.

Nu söker vi en chefsassistent till vår Verksamhetschef, varmt välkommen med din ansökan!

ARBETSUPPGIFTER
Som chefsassistent hos oss ger du viktig service och möjliggör insatser som påverkar många.

Du kommer genom ett nära samarbete med verksamhetschefen att ansvara för att ge administrativt stöd och service till henne. Din kompetens kan även behövas som stöd till andra chefer och medarbetare inom Akutmottagningen Akutkliniken i Umeå. Rollen som chefsassistent är ett stimulerande, ansvarsfullt och omväxlande uppdrag! Arbetsuppgifter kan komma att förändras över tid.

Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak att vara:

- Mötesadministration (kallelser, föra protokoll/minnesanteckningar, ta fram underlag etc.)

- Kalender- och mötesbokningar

- Ansvara för att ta fram fakta, beslutsunderlag och presentationsmaterial

- Genomföra vissa utredningsuppgifter

- Mycket interna och externa kontakter 

- Konferensbokningar och resebokningar

- Hantera fakturor, bokföringsordrar och löneärenden

- Webbredaktör (hemsida, intranät, databas)

- Ansvar för uppdatering av diverse gemensamma dokument i bl.a. vårt kvalitetsledningssystem

- Administrera avtal och andra handlingar (arkivering, diarieföring)

- Handläggning/diarieföring av patientärenden, Patientnämnden, IVO, LÖF, klagomålsärenden

- Loggkontroller, felanmälningar till Servicedesk, fastighet

- Beställning av behörigheter, dörraccess, IT-utrustning och nycklar

- Resebokningar (dubbelt finns ovan)

- Medverka och initiera utvecklingsarbeten inom ditt område

KVALIFIKATIONER
Som chefsassistent hos oss ger du viktig service och möjliggör insatser som påverkar många.

Jag söker dig som är ser service som en naturlig del i ditt sätt att vara, du är nyfiken och gillar att ha många varierande arbetsuppgifter. Du har en stor portion av ordning och reda. Du har tidigare erfarenhet av att arbeta som chefsassistent eller avancerad administratör. Du har minst gymnasieexamen och mycket goda datorkunskaper och speciellt goda kunskaper i Office-programmen Word, Excel och Powerpoint. Du uttrycker dig obehindrat på svenska i både tal och skrift. Du har god vana och kunskap i att skriva minnesanteckningar/protokoll i formella sammanhang.

Rollen innebär mycket eget ansvar där du förväntas hålla god struktur för att hantera den administration, koordinering och service som rollen kräver och du är därför en ansvarsfull person som har god organisations- och prioriteringsförmåga samt motiveras av att ge support och hjälp. Stundtals är tempot högt och det är viktigt att du är stresstålig och trivs bra när du har mycket på ditt bord. Du är lösningsfokuserad och kan själv prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du tvekar inte heller att be om hjälp när det behövs. Som person har du förmågan att själv kunna ta initiativ till förbättringsåtgärder och kvalitetsutveckla dina arbetsuppgifter.

Som person är du prestigelös och självgående. Vi ser också att du har hög integritet och ditt sätt att agera inger förtroende.

ÖVRIGT
Läs mer om våra förmåner för dig som jobbar med oss på webbsidan

https://www.regionvasterbotten.se/nar-du-jobbar-hos-oss/formaner

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Om du har skyddad identitet och vill ansöka så kontaktar du rekryterande chef och skickar sedan in dina ansökningshandlingar via post.