Chefsassistent, Akutsjukvården, Umeå

Region Västerbotten arbetar för att god hälsa och hållbar utveckling ska stärka varandra. Vi tar ansvar för en jämlik välfärd och för att forskning och innovation ger resultat.

På akutmottagningen har vi öppet dygnet runt och tar emot sjuka och skadade som behöver akut vård. Det betyder att vi arbetar hela dygnet både vardag och helg och vi tar emot ca 41 000 patienter per år i Umeå. Vid akutmottagningen arbetarsjuksköterskor, undersköterskor och medicinska sekreterare i team tillsammans med akutläkare och läkare från olik specialiteter. Arbetet på akutmottagningen är kvalificerat och kräver flexibilitet och god samarbetsförmåga.

Nu söker vi en chefsassistent till vår Verksamhetschef för ett vikariat på 75 procent.

ARBETSUPPGIFTER
Som chefsassistent hos oss ger du viktig service och möjliggör insatser som påverkar många.

Du kommer genom ett nära samarbete med verksamhetschefen att ansvara för att ge administrativt stöd och service till henne. Din kompetens kan även behövas som stöd till andra chefer och medarbetare inom Akutmottagningen i Umeå. Rollen som chefsassistent är ett stimulerande, ansvarsfullt och omväxlande uppdrag!

Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak att vara:
- Mötesadministration (kallelser, föra protokoll/minnesanteckningar, ta fram underlag etc.)
- Kalender- och mötesbokningar
- Ansvara för att ta fram fakta, beslutsunderlag och presentationsmaterial
- Genomföra vissa utredningsuppgifter
- Konferensbokningar och resebokningar
- Hantera fakturor och bokföringsordrar
- Webbredaktör (hemsida, intranät, databas)
- Ansvar för uppdatering av diverse gemensamma dokument i bl.a. vårt kvalitetsledningssystem
- Administrera avtal och andra handlingar (arkivering, diarieföring etc.)
- Medverka i utvecklingsarbeten


KVALIFIKATIONER
Jag söker dig som är ser service som en naturlig del i ditt sätt att vara, du är nyfiken och gillar att ha många varierande arbetsuppgifter. Du har en stor portion av ordning och reda.

Du har tidigare erfarenhet av att arbeta som chefsassistent eller avancerad administratör. Du har minst gymnasieexamen och mycket goda datorkunskaper och speciellt goda kunskaper i Office-programmen Word, Excel och Powerpoint. Du uttrycker dig obehindrat på svenska i både tal och skrift. Du har god vana och kunskap i att skriva minnesanteckningar/protokoll i formella sammanhang.

Rollen innebär mycket eget ansvar där du förväntas hålla god struktur för att hantera den administration, koordinering och service som rollen kräver och du är därför en ansvarsfull person som har god organisations- och prioriteringsförmåga samt motiveras av att ge support och hjälp. Stundtals är tempot högt och det är viktigt att du är stresstålig och trivs bra när du har mycket på ditt bord. Du är lösningsfokuserad och kan själv prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du tvekar inte heller att be om hjälp när det behövs. Som person har du förmågan att själv kunna ta initiativ till förbättringsåtgärder och kvalitetsutveckla dina arbetsuppgifter. Som person är du prestigelös och självgående. Vi ser också att du har hög integritet och ditt sätt att agera inger förtroende.

Erfarenhet krävs.

ÖVRIGT
Läs mer om våra förmåner för dig som jobbar med oss på webbsidan
https://www.regionvasterbotten.se/nar-du-jobbar-hos-oss/att-vara-medarbetare

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.