Chefsassistent till Arbetsförmedlingen

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Vilka är vi
Verksamhetsområde Lokal arbetsmarknads ansvar omfattar Arbetsförmedlingen lokalt, dvs alla Arbetsförmedlingskontor i landet och två avdelningar med huvudansvar för utveckling av arbetet för arbetssökande och arbetsgivare.

Totalt har verksamhetsområdet cirka 7000 medarbetare. Verksamhetsområdet leds av en verksamhetsområdesdirektör med sex regionchefer och två avdelningschefer.

Staben för Verksamhetsområde Lokal Arbetsmarknads primära ansvar är att stödja verksamhetsområdesdirektören. Verksamhetsområdets stab består av 10 personer som samordnar uppdrag till och från direktören och fungerar som ett nav. Arbetet bedrivs tvärfunktionellt med tät kontakt med myndighetens ledning, övriga avdelningar och regioner. I uppdraget ingår att samordna bland annat remisser, regleringsbrevsuppdrag och pressfrågor.

Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till verksamhetsområdesdirektör och stabschef. Du har ett nära samarbete med dina kollegor på staben. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du har hög integritet och ett stort engagemang för uppdraget.

Beskrivning av tjänsten
Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom verksamhetsområdet som med övriga samverkanspartners. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till verksamhetsområdesdirektör och stabschef. Det innebär bland annat att hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och övriga bokningar såsom resor. I tjänsten ingår även att diarieföra, skriva protokoll och ta fram underlag till olika typer av presentationer. Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration. I arbetsuppgifterna ingår också att förvalta och utveckla berörda SharePoint-sidor.

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.

Kvalifikationer
- Godkänd gymnasieutbildning 

- Erfarenhet av arbete som sekreterare/chefsassistent i minst två år

- Van användare av MSOffice och Sharepoint

- Mycket god muntlig och skriftlig förmåga i svenska 

Meriterande
- Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet

- Erfarenhet av beställningar, faktura- och ekonomihantering

- Erfarenhet av diarieföring och skrivande av protokoll

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten

- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser

- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring 

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Solna. I denna tjänst finns möjlighet att arbeta till viss del på distans enligt överenskommelse och utifrån verksamhetens behov.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-09-11. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet, samt betyg/intyg som styrker kraven för tjänsten. 

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på vår hemsida Jobba hos oss - Arbetsförmedlingen 

Urvalstest kan förekomma och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökan.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.