Chefsassistent till Arbetsförmedlingen

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Vilka är vi
VO Direkt effektiviserar matchningen på arbetsmarknaden genom attraktiva digitala tjänster för
arbetsgivare och personer som vill hitta jobb eller byta spår.

Verksamheten är organiserad nationellt och koncentrerad till ett antal orter som servar hela landet via gemensamma kanalerna; självservice, telefon, chatt, video och mejl.

Staben, som leds av en stabschef, består av verksamhetssamordnare, utredare, controller och chefsassistent som utgör stöd till verksamhetsområdet. Arbetssättet inom staben är teambaserat och präglas av självledarskap, prestigelöshet, helhetsansvar och kvalitet. VO-staben ansvarar för att hålla samman verksamhetsområdets övergripande verksamhetsplanering, verksamhetsanalys, budgetplanering och -analys, mål- & resultatuppföljning samt intern styrning och kontroll.

Dessutom har staben ett ansvar att säkra effektiva beredningsrutiner, samordna, fördela och
fånga ärenden till och från avdelningar samt säkerställa beredning av ärenden inför att de ska beredas och föredras för verksamhetsområdesdirektören. De ärenden och frågeställningar som VO-staben bereder är verksamhetsområdesövergripande, och ibland myndighetsövergripande.

Beskrivning av tjänsten
Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom verksamhetsområdet som med övriga samverkanspartners. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till verksamhetsområdesdirektören som är direkt underställd GD. Det innebär bland annat att hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och övriga bokningar såsom resor. I tjänsten ingår även att diarieföra, skriva protokoll och ta fram underlag till olika typer av presentationer. Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration. 

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.

Grundläggande kvalifikationer
- Godkänd gymnasieutbildning
- Erfarenhet av arbete som chefsassistent i minst två år
- Mycket van användare av MS Office 
- Mycket god muntlig och skriftlig förmåga i svenska 

Meriterande
- Erfarenhet av arbete som chefsassistent för VD eller chef i en ledande position
- Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
- Erfarenhet av beställningar, faktura- och ekonomihantering
- Erfarenhet av diarieföring och skrivande av protokoll

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring 

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten enligt överenskommelse.

I denna tjänst erbjuder vi möjlighet att arbeta på distans upp till 49 procent på årsbasis utifrån verksamhetens behov.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-12-07. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet, samt betyg/intyg som styrker kraven för tjänsten. 

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på vår hemsida https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss

Urvalstest kan förekomma och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökan.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.