Chefsassistent till Arbetsförmedlingen i Östersund

Vi söker nu en chefsassistent till Arbetsförmedlingsenheten Östersund. Inom enheten ingår även kommunerna Bräcke och Ragunda. Totalt antal anställda är ca 100 medarbetare. Vi erbjuder ett stimulerande, omväxlande och utvecklande arbete med mycket kontakter i en dynamisk organisation.

Vår nuvarande chefsassistent kommer att vara föräldraledig och vi söker därför en vikarie för henne med placering i Östersund.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta som ett personligt och nära administrativt stöd till chefen på Arbetsförmedlingen i Östersund och säkerställa att information och uppdrag till och från arbetsförmedlingschefen hanteras i rätt ordning. Rollen innebär att ha god framförhållning och förbereda olika möten bl a genom att ta fram underlag och material.

Du ansvarar för olika former av administration såsom:


• chefslogistik
• interna/externa kontakter
• bokningar av lokaler, konferenser och möten
• skriva kallelser, protokoll, rapporter och andra dokument
• ge ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning
• diverse administration i personalärenden
• diarieföring
• viss fakturahantering/leveranskontroll

I arbetsuppgifterna ingår även att vara ett stöd till övriga fem sektionschefer inom enheten i olika frågor.

Kvalifikationer


• Du har lägst 3-årig gymnasieutbildning, med administrativ/ekonomisk inriktning.
• Du har minst 2 års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat, självständigt administrativt arbete (t ex tidigare erfarenhet som kvalificerad administratör, chefsassistent eller chefssekreterare).
• Du har mycket god datorvana och arbetar obehindrat inom MS Office-paketet.
• Du är ansvarstagande och har i tidigare arbetsuppgifter visat en mycket god förmåga att arbeta självständigt.
• Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete.
• Du är serviceinriktad med en hög integritet och du har en mycket god samarbetsförmåga.
• Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på en god organisations- och prioriteringsförmåga.
• Du har mycket god förmåga att hantera det svenska språket och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Det är meriterande om du behärskar engelska samt något annat språk.
• Du är kvalitetsmedveten.
• B-körkort

Meriterande


• Universitets- eller högskoleutbildning.
• Erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter.
• Kunskaper i programmen Raindance, Presto och AIS är meriterande.
• Erfarenhet av arbete som chefsassistent inom Arbetsförmedlingen.

Relationen till cheferna bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och personlig mognad.

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat på heltid under ca 1 år med möjlighet till förlängning och tillträde enligt överenskommelse.

Placering: Arbetsförmedlingen i Östersund

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarenummer Af-2016/179753, vilken ska vara inkommen senast den 22 april 2016. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev. När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor elektroniskt


Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.