Chefsassistent till Arbetsförmedlingen i Västervik

På Arbetsförmedlingen Västervik kommer du tillsammans med 120 duktiga kollegor att få en stor betydelse för utvecklingen framåt. Våra arbetsgivare behöver stöd i att hitta sina kommande anställda och våra arbetssökande behöver support och kunskap för att kunna få ett arbete. Vår verksamhet är förlagd i Västervik, Vimmerby, Hultsfred, Oskarshamn och Mönsterås.

Vi söker nu en chefsassistent till Arbetsförmedlingen Västervik

Som chefsassistent ser du dig som en representant för arbetsförmedlingschefen och övriga chefer och trivs i ett arbete där det är ett högt tempo. Du är självständig, servicevänlig och duktig på att prioritera och se vad som behöver göras och kan omprioritera vid behov. Arbetet innebär ansvar för all administration, kommunikation och samordning av chefens/chefers olika uppdrag. Det kan t.ex. gälla:


•
Koordinera och organisera chefens kalendrar och konferenser.


•
Koordinera ledningsmöten som omfattar researrangemang, planeringen av dagordningen och vara kontaktperson mellan alla deltagare. 


•
Supporta med att skapa olika typer av dokument och presentationer, administration, protokollskrivning, diarieföring, övervaka och svara på e-post och förvarna chefen direkt på brådskande och viktiga frågor när så är tillämpligt. 


•
Koordinera inbjudningar, researrangemang och vara kontaktperson mellan alla deltagare (bokning av resor, hotell etc.).


•
Framtagning och uppföljning av olika underlag (mallar, beslutslistor, mötesscheman, åtgärdslistor etc.).


•
Kontinuerligt förbättra de administrativa och kommunikativa rutinerna.


•
Ekonomi, fakturor/rekvisitioner, beställningar


•
Samordna kommunikativa uppgifter mellan lokala chefer och Kommunikationsavdelningen.



 

Kvalifikationer

Gymnasieutbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig.

•Du har minst 2 års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat, självständigt administrativt arbete (t ex tidigare erfarenhet som kvalificerad administratör, chefsassistent eller chefssekreterare).

•Du har mycket god datorvana och arbetar obehindrat inom MS Office-paketet.

•Du är ansvarstagande och har i tidigare arbetsuppgifter visat en mycket god förmåga att arbeta självständigt.

•Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete.

•Du är serviceinriktad med en hög integritet och du har en mycket god samarbetsförmåga.

•Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på en god organisations- och prioriteringsförmåga.

•Du har mycket god förmåga att hantera det svenska språket och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Det är meriterande om du behärskar engelska samt något annat språk.

•Du är kvalitetsmedveten.

 

Meriterande

Erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter.

Relationen till arbetsförmedlingschefen och övriga chefer bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

 

Tillsvidareanställning på heltid men arbetstiden kan anpassas utifrån arbetsförmåga. Placeringsort Västervik. Vi tillämpar sex månaders provanställning om du inte innehar en tillsvidareanställning i myndigheten.

Tillträde enligt överenskommelse. Välkommen med din ansökan senast den 29 maj 2016. Ansök genom att klicka på länken ”ansökan via web "

 


Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.