Chefsassistent till Arbetsförmedlingen Umeåregionen

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

Enheten Af Umeåregionen ingår i Marknadsområde Norra Norrland och innefattar kommunerna Umeå, Nordmaling, Vännäs, Vindeln, Robertsfors och Bjurholm. Hos oss finns för närvarande 9 tjänsteställen och vi är i dag ca 130 stycken som arbetar på Af Umeåregionen.

Som chefsassistent är du först och främst ett nära stöd till chefen för Arbetsförmedlingen Umeåregionen. Detta är en kvalificerad roll som kommer kräva att du blir väl insatt i våra många uppdrag, då du kommer samordna och förbereda sakfrågor och möten genom att bland annat ta fram underlag och material. Du blir också ett stöd för ledningsgruppens struktur och planering. Rollen innehåller även många enklare uppgifter och en hel del administration, så vi hoppas du trivs med en stor bredd i arbetsuppgifter, från stort till smått och högt till lågt!

Du trivs också i ett arbete där det är ett högt tempo. Du arbetar effektivt, är bra på att prioritera och vid behov prioritera om. Du är van och bekväm med att formulera olika typer av dokumentation, då formell protokollskrivning, minnesanteckningar, kallelser, rapporter och andra dokument kommer ingå i rollen.

Arbetet innebär ansvar för administration och samordning av olika uppdrag där interna och externa kontakter deltar. Du står för t.ex. planering, förberedelse, bokningar av resor, lokaler, konferenser och möten. Du kommer ha stor del i att utveckla enhetens administrativa rutiner och du är administrativt stöd i verksamhetsplanering och uppföljning.

I arbetsuppgifterna ingår även leveranskontroll, diarieföring, fakturahantering, e-rekvisitioner, olika beställningar, posthantering och att bidra till ordning och reda och god förvaltning hos enhetens ledning – främst genom olika IT-system.

Vi förväntar oss att du har erfarenhet av och är bekväm med att genomföra uppföljningar av olika slag och att du är en van användare av MS Excel, som du använder för att ta fram och analysera data som du sedan dokumenterar och presenterar.

Kvalifikationskrav


• Du har gymnasieutbildning om minst 3 år, gärna med ekonomisk inriktning, eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• Du har minst 2-års erfarenhet av att arbeta självständigt med administrativa uppgifter
• Du har mycket god datorvana och är en erfaren användare av Officepaketet
• Du har en hög integritet och stor lojalitet
• Du har mycket god samarbetsförmåga
• Du är en ansvarstagande person och bra på att jobba självständigt
• Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete
• Du är serviceinriktad och bra på att prioritera
• Du arbetar effektivt och trivs med att ha många bollar i luften samtidigt
• Du har mycket god kommunikativ förmåga både i tal och skrift på svenska
• B-körkort

Meriterande


• Erfarenhet av kvalificerat arbete som chefsassistent
• Erfarenhet av att arbeta med statistik och uppföljning
• Erfarenhet av att arbeta administrativt inom offentlig sektor
• Erfarenhet av administrativ roll från statlig myndighet i Sverige
• God kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter

Övrigt Placering är Arbetsförmedlingen i Umeå och resor ingår i tjänsten. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för befattningen. Tjänsten är tillsvidare, tillträde efter överenskommelse.

Ansökan Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2017/0008 1315 senast den 27 februari 2017. Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan, svara på några urvalsfrågor och bifoga ditt CV samt ett personligt brev, där du beskriver varför du söker jobbet.

Vi planerar att genomföra anställningsintervjuer på förmiddagen den 3e och eftermiddagen den 6e februari 2017, så vi hoppas du har möjlighet att träffa oss då.


Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.