Chefsassistent till avdelningen inköp och marknad

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Tillsammans får vi Sverige i arbete! Vill du bli en av oss?




Vårt uppdrag
Välkommen till möjligheternas arbete! Hos oss är du en nyckelspelare i regeringens uppdrag att bidra till en mångfacetterad och hållbar arbetsmarknad där vi jobbar med affärsmässighet och bidrar till att våra gemensamma resurser används på det mest effektiva sättet.

Vi söker nu en dedikerad chefsassistent som tillsammans med oss vill bidra till att forma Sveriges framtid. Är du redo att vara med? 

Stabsfunktionen inom avdelningen Inköp och marknad består idag av en chef och verksamhetssamordnare som alla är dedikerade till att stödja vårt verksamhetsområde. och vi söker nu en chefsassistent för att stärka stabsfunktionen. Vi ansvarar för att samordna avdelningens verksamhetsplanering, budgetanalys, mål- och resultatuppföljning samt intern styrning och kontroll. Vi är också ansvariga för att säkerställa smidiga beredningsrutiner, samordna och fördela ärenden och se till att de förbereds noggrant inför behandling av inköpsdirektören.

 

Beskrivning av tjänsten
I rollen som chefsassistent kommer du att vara nära administrativt stöd för inköpsdirektören. Detta innebär att du planerar möten, ansvarar för beställningar, skriver protokoll, hanterar kalender- och mötesbokningar samt tar hand om resor och andra arrangemang. Du kommer också att ha ansvar för diarieföring, och för att upprätthålla våra gemensamma SharePoint-sidor och att tillsammans med avdelningens övriga handläggare och verksamhetssamordnare hantera inkommande ärenden samt fördela uppdrag och remisser. I tjänsten ingår även att ge stöd till avdelningens enhetschefer, ledningsgrupp och verksamhetssamordnare. Du blir en nyckelspelare i laget.

Du kommer arbeta i många system och en förutsättning för att lyckas är en hög digital kompetens. Periodvis är det ett högt arbetstempo som ställer krav på framförhållning och strukturerade arbetssätt. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar direktören för inköp och marknad och enhetschefernas vardag.

Du blir spindeln i nätet och kommer att bygga administrativa rutiner systematiskt. Du är proaktiv, tar ansvar och är inriktad på att hitta lösningar. Du trivs med att arbeta självständigt och snabbt. Rollen kräver framförhållning, noggrannhet och hög disciplin.

Kvalifikationer
- Godkänd gymnasieutbildning
- 2 års aktuell erfarenhet som chefsassistent eller administratör
- Erfarenhet av viss ekonomiadministration såsom beställningar och fakturahantering
- Mycket goda kunskaper i MS Office verktyg
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Övriga meriter
- Erfarenhet från arbete i offentlig verksamhet
- Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering

 

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med

Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Solna.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2023-11-14 . Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.  När du skickar din ansökan kommer du att få svara på några urvalsfrågor.

För att du ska få en så rättvis och korrekt bedömning som möjligt är det av stor vikt att du uppger år och månad för varje anställning samt en kort beskrivning av arbetsuppgifterna. Om den informationen inte framgår har vi svårare att göra en korrekt bedömning av din kompetens och erfarenhet och du kan därför riskera att bli bortvald i urvalsprocessen.

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer och se en film om vår rekryteringsprocess på vår hemsida https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss 

Urvalstest kan förekomma och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökan.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.