Chefsassistent till Avdelningen Personligt distansmöte i Stockholm

Välkommen till händelsernas centrum. Här arbetar du på regeringens uppdrag och på en myndighet som just nu behövs mer än någonsin. Som experter på alla typer av arbetsmarknadsfrågor bidrar vi med allt från analyser till konkreta insatser som gör att fler människor snabbare och lättare hittar jobb. Nu utvecklar vi nya arbetssätt, nya lösningar och nya sätt att samarbeta med olika aktörer i hela landet. Därför behövs fler engagerade medarbetare som vill vara med och driva förändring inom viktiga områden – är du en av dem?




Avdelningen Personligt Distansmöte 
Arbetsförmedlingen Personligt Distansmöte finns på 15 orter runt om i landet.

Vi har ett nationellt uppdrag som innebär att ge arbetssökande enhetlig, effektiv och kvalificerad arbetsförmedlingsservice. Detta sker genom e- tjänster och personliga service som vi erbjuder främst via telefon men även via chatt, e-post, videosamtal och i sociala medier. Vi strävar efter att fler och fler kunder ska få sin service via webb och telefon. Målet är att ge rätt service, i rätt tid och i rätt kanal.

Vi söker nu en nyckelperson som skapar ordning, struktur och bidrar till att ge bästa förutsättningar för en hög servicenivå!

Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete, samt har erfarenhet och intresse av administration? Då ska du söka den här tjänsten hos oss!

Arbetsuppgifter
Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till enhetschefen. Du trivs i ett arbete där det är ett mycket högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att ha ett administrativt ansvar.

Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning, personaladministration samt ekonomiadministration. Du stöttar cheferna i att ansvara för ”ordning och reda” för enheten - både digitalt och analogt. Arbetsuppgifterna kan variera över tid utifrån chefernas behov av stöd.

Ansvarsområden kan till exempelvis vara att:
Koordinera och organisera chefens kalendrar och möten. Koordinera möten som omfattar researrangemang, planeringen av dagordningen, bokningar och vara kontaktperson mellan alla deltagare.

Supporta med att skapa olika typer av dokument och presentationer, administration, övervaka och svara på e-post och informera chefen direkt på brådskande och viktiga frågor när så är tillämpligt. Framtagning och uppföljning av olika underlag (mallar, beslutslistor, mötesscheman, åtgärdslistor etc). Kontinuerligt förbättra de administrativa och kommunikativa rutinerna. Ansvar för Diariet och lokal styrningsdossiér.

Förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser vilket innebär att skapa presentationer i PowerPoint, skriva minnesanteckningar och protokoll. Du blir en nyckelperson i att skapa ordning och struktur och bidrar till att skapa förutsättningar för en hög servicenivå.

Kvalifikationskrav
- Relevant utbildning med inriktning mot ekonomi och/eller administration, alternativt arbetslivserfarenhet inom området som bedöms som likvärdig.
- Erfarenhet av administrativt arbete i nära samarbete med chef.
- Mycket god datorvana, främst inom MS-Office.
- Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse.

Meriterande

- Erfarenhet av arbete som chefsassistent
- Erfarenhet av leveranskontroll av fakturor
- Erfarenhet av protokollskrivning
- Erfarenhet av att arbeta med statistik och uppföljning
- God kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering

Personliga egenskaper

Som person är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt och andras arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på flexibilitet, god organisations- och prioriteringsförmåga, samt förmåga att själv komma med idéer och uppslag. Du är lyhörd och har lätt för att samarbeta med andra. Du är en person som värderar att ge bra service. De direktiv du arbetar utifrån kan snabbt förändras. Du behöver därför lätt kunna anpassa dig till förändringar och nya förutsättningar.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt
Anställningsformen är tillsvidare, heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Placering är Stockholm/Globen.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats och värderar våra medarbetare högt. Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som jobbar här är här av rätt anledning och vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Vi ser gärna att du som har företräde till återanställning hos arbetsförmedlingen söker denna tjänst.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast fredagen den 27 november 2020. Bifoga CV och personligt brev, där du beskriver varför du söker jobbet. Du ansöker elektroniskt och kommer få svara på ett antal urvalsfrågor. 

Vi går igenom ansökningarna löpande och därför ser vi fram emot att ta emot din ansökan inom kort.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.