Chefsassistent till enheten Arbetssökande, Arbetsförmedlingen Direkt

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent/administratör arbetar du som ett nära stöd till chefen, du fungerar även som visst stöd till medarbetarna på enheten och stöttar enheten kring resor, telefoni och med vissa administrativa uppgifter. Du medverkar aktivt i arbetet med att bygga upp och sköta enhetens administrativa rutiner.

I rollen som chefsassistent ansvarar du även för enhetens administration, detta innebär t.ex. stötta chef och medarbetare i diarieföring och arkivering, leveranskontroll av fakturor, viss personaladministration, beställning av varor, postöppning, e-post- och telefonhantering, interna och externa kontakter, bokning av lokaler och möten samt vara med i planering och uppföljning.

I rollen som chefsassistent på Af-Direkt, medverkar du i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser. Det innebär att skapa presentationer i PowerPoint, skriva minnesanteckningar och protokoll. Du kommer dagligen arbeta i flertalet olika datasystem och plattformar, såsom ärendehantering, ekonomisystem, upphandlingssystem mfl. Du kommer även sammanställa information och data, hjälpa till i utredningar. Viss tid kommer du även ha ett visst ansvar för frågor som rör säkerhet, hälsa och arbetsmiljö.

Kvalifikationer


• Relevant utbildning med inriktning ekonomi och/eller administration alternativt arbetslivserfarenhet inom området som bedöms som likvärdig.
• Minst två års arbetslivserfarenhet med självständiga administrativa arbetsuppgifter.
• God datorvana, främst inom MS-Office.
• Muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga.
• Erfarenhet kring regler för diarieföring och dokumenthantering inom statlig förvaltning.

Meriterande


• Erfarenhet av administrativt arbete i nära samarbete med chef.
• Erfarenhet av protokollskrivning.
• Erfarenhet av arbetsmiljö och/eller hälsoarbete.
• Kunskaper inom lagen om offentlig upphandling.
• God kunskap om Arbetsförmedlingens vision och uppdrag.

Personliga egenskaper

Som person är du noggrann, bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du trivs med att samarbeta, skapa goda relationer samt ge service och stöd. Du kan ta egna initiativ och är kvalitetsmedveten. Du har hög integritet och är en god kommunikatör. Relationen till chef bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer läggas på personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar sex månaders provanställning om du inte redan är tillsvidareanställd i myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort är Stockholm.

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 21 januari 2018 märkt med diarienummer Af-2017/0066 8370. Du ansöker genom att klicka på knappen ”ansök” nedan. Bifoga ditt CV där du beskriver relevant arbetslivserfarenhet och utbildning samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet. När du ansöker ingår även att besvara ett antal urvalsfrågor elektroniskt.


Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.