Chefsassistent till enheten Externa tjänster, Förmedlingsavdelningen

Enheten Externa tjänster ingår i Förmedlingsavdelningen som ansvarar för att utveckla den nationella förmedlingsverksamheten. Avdelningen svarar för att servicen till arbetssökande och arbetsgivare utformas så att den möjliggör att verksamheten håller en hög kvalitet, god rättssäkerhet och en hög effektivitet. Däri ingår att avdelningen ska följa upp verksamheten samt använda resultaten av uppföljningar till förbättrings- och utvecklingsarbete.

Enheten Externa tjänster har övergripande ansvar för analys, utveckling och uppföljning av upphandlade arbetsförmedlingstjänster, leverantörer och avtal. Enheten gör behovsanalyser och beställer arbetsmarknadsutbildningar, förberedande utbildningar och tjänster samt utgör ett stöd till regioner och arbetsmarknadsområden både i analyser och i användandet av tjänster och avtal.

Arbetsuppgifter
Som chefsassistent/administratör arbetar du som ett nära stöd till cheferna på Enheten Externa tjänster. Du medverkar i arbetet med att bygga upp och sköta enhetens administrativa rutiner. Du ansvarar för leveranskontroll av fakturor, inköp, sortering av post, diarieföring, bokning av resor, möten och lokaler, bevakning och hantering av funktionsbrevlådor, personaladministration samt övriga förekommande administrativa uppgifter. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser t.ex. genom att skriva minnesanteckningar och protokoll. Du kommer även att ha ett visst ansvar för sekretessprövning och samordning av pressförfrågningar.

Kvalifikationer
Vi söker dig som:


• Har gymnasieutbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• Har erfarenhet av att arbeta självständigt med administrativa uppgifter
• Har kunskaper inom arkiv- och diarieföringsfrågor samt ekonomiadministration
• Har god datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• Har god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga

 Det är meriterande om du:


• Har erfarenhet av protokollskrivning
• Har kunskaper inom och praktisk erfarenhet av förvaltningsrätt
• Har erfarenhet av miljö- och/eller hälsoarbete

 Som person:


• Är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete
• Är du serviceinriktad och ansvarsfull
• Har du förmåga att arbeta preventivt och självständigt
• Har du hög integritet och är en god kommunikatör

Relationen till cheferna bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt  
Anställningen är en visstidsanställning tom 2018 02 28, med möjlighet till fast anställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placering i Stockholm.

Ansökan
Välkommen med din ansökan märkt diarienummer Af-2017/0037 8259senast den 13 augusti 2017. Du ansöker genom att klicka på knappen ”ansök” nedan. Bifoga CV där du beskriver relevant utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Kontaktpersoner
Enhetschef Petter Carolusson 010-4887895

ST Monica Johansson 010-4865051

SACO-S Jakob Ejeson 010-4860803

Seko Mikael Listh 010-4866564

HR partner Lena Bröderman 010-4874103