Chefsassistent till Enheten Stockholm Järva

Vill du vara med och bidra till Sveriges utveckling och välstånd genom att vara delaktig i att fler människor har ett arbete att gå till och arbetsgivarna har den kompetens de efterfrågar? Det är en förlust varje dag en människa vill och kan arbeta utan att ha ett jobb att gå till. Inte bara för den enskilda, utan även för den arbetsgivare som har potential att växa om de hittar rätt person. Det har Sverige inte råd med.

Enheten Stockholm Järva är nybildad sedan 1 juni 2015 och befinner sig i ett utvecklingsskede. Enheten har även ett länsövergripande uppdrag, att starta och utveckla marknadsområdets arbetsgivarecenter. Eftersom enheten befinner sig i ett utvecklingsskede så pågår rekrytering av medarbetare. Vi kommer vid årsskiftet att vara mellan 180-200 medarbetare.

Enheten har idag fyra arbetsställen, ett beläget i Kista Galleria i nära anslutning till tunnelbana samt en lokal på Färögatan, bredvid Gallerian och en lokal i Lunda industriområde samt Englundavägen i Solna.

Enheten leds idag av en arbetsförmedlingschef tillsammans med sju sektionschefer och två verksamhetssamordnare. Under hösten kommer den att kompletteras med ytterligare två sektionschefer.

Vi söker en chefsassistent med placering i Kista Galleria. Vi erbjuder ett stimulerande, omväxlande och utvecklande arbete med mycket kontakter i en dynamisk organisation.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent kommer du arbeta som ett personligt och nära stöd till Enhetschefen och ska säkerställa att information och uppdrag till och från enhetschefen hanteras i rätt ordning. Rollen innebär att ha framförhållning och förbereda olika möten bland annat genom att ta fram underlag och material.

Du ser dig som en representant för enhetschefen och tycker att ett gott bemötande är viktigt både internt och externt. Du trivs i ett arbete där det är ett högt tempo. Du är självständig och duktig på att prioritera och se vad som behöver göras och kan omprioritera vid behov. Arbetet innebär ansvar för all administration och samordning av olika uppdrag. Det kan t ex gälla att hantera logistiken i vissa uppdrag, protokollskrivning, post och e-post, telefon, interna/externa kontakter. Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. I arbetsuppgifterna ingår även leveranskontroll, diarieföring och att ansvara för ”ordning och reda” Af-enhetschefens ledning - både digitalt och analogt.

Kvalifikationer

Du har:


• Utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• Minst 2-års erfarenhet av och kunskap för att arbeta självständigt med administrativa uppgifter.
• God datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet.
• En hög integritet och stor lojalitet.
• God muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga.

Meriterande är:


• Erfarenhet av administrativt inriktat arbete i nära samarbete med chef
• Erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter.
• Erfarenhet av att skapa Power-Point-presentationer från siffermaterial i Excel.
• Erfarenhet av arbete som chefsassistent inom Arbetsförmedlingen.
• Erfarenhet av protokollskrivning.

 

Som person är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Relationen till enhetschefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare. Vi tillämpar sex månaders provanställning

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Intervjuer är planerade till den 7 och 9 september 2015.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af- 2015/381327 senast den 27 augusti 2015. Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan och bifoga ditt CV samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Kontaktpersoner

Marie Carlsson Brandt, Af-enhetschef 010-486 19 31

Yalda Karimkhani, Sektionschef 010-487 15 18

Voula Theodoridou, Saco 010-487 57 46

Ali Motakefi, ST 010-486 73 79

Juhlia Fagerlund, SEKO 010-486 29 26         

Anders Höglund, HR-partner 010-487 17 77