Chefsassistent till Förvaltningsavdelningen, HK

Vi gör Sverige rikare genom att få människor och företag att växa. Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Arbetsförmedlingen har påbörjat ett omfattande och viktigt förnyelsearbete mot en modernare och lärande myndighet. Som anställd på Arbetsförmedlingen ingår du i en starkt utvecklingsorienterad kontext. Tillsammans med kompetenta medarbetare har du stor möjlighet att göra skillnad i samhällsviktiga frågor.

Vi söker nu en Chefsassistent till Förvaltningschefen på Förvaltningsavdelningen.

Förvaltningsavdelningen ansvarar för ekonomi, upphandling och inköp, lokalförsörjning och säkerhet samt hållbarhet i myndigheten. Det är en nationell avdelning med styrande och stödjande verksamhet i hela landet och har drygt 560 medarbetare.

Arbetsuppgifter  

Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till Förvaltningschefen. Du ansvarar för all administration. Det kan röra exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring, postöppning, e-post, telefonhantering, interna och externa kontakter, bokningar av resor och lokaler. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser. Du kommer även att driva egna mindre projekt tillsammans med andra på uppdrag av förvaltningschefen.

Du tar ett självständigt ansvar för de administrativa rutiner, skriver kallelser, protokoll, beslutslistor, sammanfattningar och andra dokument. Du bereder och förbereder ärenden på uppdrag av Förvaltningschefen och ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning.

Kvalifikationer


• utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• erfarenhet av och intresse för att arbeta i mindre team med mindre projekt
• kunskaper i ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll
• god datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga
• god läsförståelse i engelska
• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• erfarenhet av arbete inom större organisationer eller statlig verksamhet

Meriterande 


• erfarenhet av protokollskrivning
• kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter.

Som person är du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Du är en ansvarstagande person samt har mycket god förmåga att arbeta självständigt och med god framförhållning. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på god organisations- och prioriteringsförmåga. Du gillar utmaningar och är intresserad av de nya digitala arbetssätten. Relationen till förvaltningschefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt Tillsvidareanställning heltid. Provanställning på 6 månader kan komma att tillämpas. Placeringsort är Stockholm med adressen Hälsingegatan 38.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Läs mer om vår organisation, vårt uppdrag, vår vision och vår värdegrund på vår hemsida http://www.arbetsformedlingen.se

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2018/0026 1983 vilken ska vara inkommen senast den 11 juni 2018. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet. När du ansöker ingår det att besvara ett antal urvalsfrågor elektroniskt.

Varmt Välkommen med din ansökan!