Chefsassistent till Magasin III - långtidsvikariat

Arbetsbeskrivning

Tycker du att det är kul att tillhandahålla god service? Kan du känna att andras framgång även är din framgång - och stimuleras av det? Uppskattar du en variationsrik roll och engagerade kollegor? Då kan det vara dig vi söker.

Då nuvarande chefsassistent, efter sommaren, går på föräldraledighet söker vi efter hennes vikarie. Beräknad längd på vikariatet är ca 15-18 månader.
Som chefsassistent supporterar du såväl chefen för Magasin III som övrig verksamhet som bedrivs.

Rollen medför, i första hand, ett ansvar för att finnas tillgänglig för museets chef – t ex ta hand om hans fakturor, planera möten, sköta övriga familjeangelägenheter, ekonomi mm. Övrig tid ägnar du i rollen åt bland annat post, fakturahantering, matbeställningar, handkassa och mottagande av anmälan om sjukfrånvaro/vab.
Vidare är det du som sammanställer material och koordinerar insatser och ledigheter, liksom följer upp delar av verksamheten.
Övriga uppgifter som ingår i tjänsten som chefsassistent är att sköta utläggsredovisning och annan ekonomisk redovisning. Du är även involverad i café-driften och annat som rör denna del av verksamheten.
Andra i rollen ingående uppgifter är att arrangera middagar och att hålla i allt som kommer med dessa tillställningar, boka resor, koordinera möten, sortera och arkivera material samt sköta delar av museichefens mailkorrespondens.

Utöver det som hör till Magasin III’s verksamhet ingår i chefsassistentens åtagande att säkerställa att chefens bostäder i Stockholmsområdet - och det som kommer med dessa - omhändertas i vederbörlig ordning.
Bil tillhandahålls av Magasin III – men du bör ha B-körkort.


Kvalifikationer och egenskaper

För att trivas i rollen - och passa för densamma - ser vi att du har några års erfarenhet av assistentrollen. Dina MS Office-kunskaper är goda och du pratar, förstår och skriver såväl svenska som engelska flytande. Det är fint om Du har intresse för kultur och konst, absolut inga krav på djupa kunskaper, men en förståelse för att kulturen är viktig, är ett måste.

Som person är du noggrann, ansvarstagande och jobbar med god struktur. Du är serviceinriktad, trygg i dig själv och har ett gott omdöme. Vidare har du lätt för att snabbt byta fokus med förmåga att förändra/anpassa dina planer samt att vid behov prioritera om bland dina arbetsuppgifter.


Tjänsten ställer krav på viss tillgänglighet även utanför kontorstid vilket du behöver vara öppen för. Även då din integritet är hög har du ett utåtriktat och trevligt sätt och bidrar till den goda stämningen på muséet.


Om företaget

Magasin III Museum & Foundation for Contemporary Art är en av Europas ledande institutioner för samtida konst. Sedan starten 1987 finns Magasin III i ett av de gamla lagerhusen i Stockholms frihamn. I denna lokal visar Magasin III sin mångfacetterade samling samt ambitiösa presentationer av internationellt etablerade konstnärer. Museet lånar också ut verk till andra museer runt om i världen. Magasin III tror på konstens förmåga att utmana och inspirera människor och samhälle.

Om Amendo

Amendo är en av Sveriges ledande aktörer inom rekrytering och bemanning med en tydlig inriktning mot Bank & Finans, Försäkring och Ekonomi. Amendo arbetar dagligen med kundnära, skräddarsydda bemannings- och rekryteringslösningar. Vi är ett expansivt bolag med kontor i centrala Stockholm, Göteborg och Sundsvall.

Frågor och kontakt

Rekryteringen sker i samarbete med Amendo Bemanning & Rekrytering. Skicka din ansökan via vår hemsida: www.amendo.se. Sista ansökningsdag är 17 maj 2015.
För mer information är du välkommen kontakta rekryteringskonsult Helena Soläng på mail: helena.solang@amendo.se alternativt på telefon: 08-662 17 08.

Välkommen med din ansökan!