Chefsassistent till Nordiska museet – 50%

Om Nordiska museet

Stiftelsen Nordiska museet är i dag Sveriges största kulturhistoriska museum. Samlingarna speglar landets kulturhistoria från 1500-talet till nutid. Utöver den stora museibyggnaden på Djurgården äger stiftelsen flera kulturhistoriska miljöer på skilda håll i landet: Julita gård, Tyresö slott, Svindersvik, Härkeberga kaplansgård samt Wicanderska villan på Djurgården. Stiftelsen svarar för driften och förvaltningen av dessa miljöer med totalt över 400 byggnader och vidsträckta historiska parker och landskap, oftast i samverkan med utomstående intressenter som kommuner, byalag, föreningar och privatpersoner. Stiftelsen Nordiska museets verksamhet är bred och komplex.

Din roll

I rollen som Chefsassistent är din främsta arbetsuppgift att supportera Styresman Sanne Houby Nielsen. Detta genom att proaktivt strukturera upp hennes dagliga arbete för att underlätta och effektivisera hennes vardag. Förutom ett nära samarbete med Sanne kommer du även arbeta nära samt samverka med stiftelsens övriga chefer och medarbetare. Vidare förekommer viss kontakt med externa kontakter såsom myndigheter samt andra offentliga och privata intressenter. Detta är en deltidstjänst på 50%, med önskemål att du arbetar måndag till fredag. Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:

·      Planera samt föra protokoll på möten där Styresmannen deltar

·      Koordinera Styresmannens kalender samt förbereda hennes möten genom t.ex. framtagning och kvalitetssäkring av handlingar, presentationer och andra texter i olika media

·      Stötta styresmannen med administrativa diverse uppgifter exempelvis fakturahantering, rapportering och reseräkningar med mera

·      Hantera stiftelsens resebokningar

·      Ärendehantering och registrering

·      Övriga administrativa ad hoc-uppgifter

Din bakgrund

Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att arbeta i en liknande roll som Chefsassistent, gärna mot VD eller liknande sedan tidigare. Vi anser det meriterande om du tidigare har arbetat inom en liknande verksamhet samt om du har en eftergymnasial utbildning. Du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift och vi välkomnar gärna ytterligare språkkunskaper. För denna roll sätter vi höga krav på dina kunskaper inom Officepaketet, både Word och PowerPoint då en stor del av ditt arbete kommer hanteras i dessa verktyg.

För att trivas och bli framgångsrik i rollen behöver du ha en koordinerande och administrativ ådra. I din roll förväntas du agera ”gatekeeper”, dvs. att kunna hantera en stor mängd inkommande ärenden vilket ställer höga krav på din integritet och planeringsförmåga. Du är en god kommunikatör som är duktig på att nätverka inom organisationen samtidigt som du har ett professionellt bemötande med fokus på ditt uppdrag. Andra egenskaper som vi tror kännetecknar dig är att du löser uppgifter med yttersta noggrannhet och struktur. Du är proaktiv och skicklig på att prioritera inkommande arbetsuppgifter på framgångsrikt sätt.

Mer om tjänsten och rekryteringsprocessen

I den här rekryteringen samarbetar vi med Wise Professionals. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Clara Forsberg, clara.forsberg@thepace.se.

Vi går igenom ansökningarna efter julledigheten och tackar därför för ert tålamod. Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.