Chefsassistent till Personalavdelningen Arbetsförmedlingen

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 13 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Läs gärna mer om oss på www.arbetsformedlingen.se

Personalavdelningen ansvarar för att försörja organisationen med kompetenta chefer och medarbetare, stödja dem i sina respektive uppdrag och utveckla organisationens förmåga att genomföra myndighetens uppdrag och nå verksamhetens mål. Avdelningen ansvarar för att utforma myndighetens övergripande personalstrategi och arbetsgivarpolitik.

Vi söker nu en chefsassistent till personalchefen med placering på Arbetsförmedlingens huvudkontor, Hälsingegatan 38, i Stockholm.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till personalchefen. Du ansvarar för all administration. Det kan röra exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring, postöppning, e-post, telefonhantering, interna och externa kontakter, bokningar av resor och lokaler. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser. Du kommer även att driva egna mindre projekt på uppdrag av personalchefen.

Du tar ett självständigt ansvar för de administrativa rutiner, skriver kallelser, protokoll, beslutslistor, sammanfattningar och andra dokument. Du bereder och förbereder ärenden på uppdrag av personalchefen och ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning.

Kvalifikationer


• utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• erfarenhet av och kunskap för att arbeta självständigt med administrativa uppgifter och mindre projekt
• god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter
• kunskaper i enklare ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll
• god datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga
• god läsförståelse i engelska

Meriterande är:


• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom arbetsförmedlingen
• erfarenhet av arbete inom större organisationer eller statlig verksamhet
• erfarenhet av protokollskrivning

Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Du är en ansvarstagande person samt har mycket god förmåga att arbeta självständigt och med god framförhållning. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på god organisations- och prioriteringsförmåga. Relationen till personalchefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Tjänsten är heltid. Tillträde snarast. Placeringsort är Stockholm. Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2015/349222 senast torsdagen den 30 juli 2015 . Vi tar emot ansökan elektroniskt via vår externa webbplats (arbetsformedlingen.se/ledigajobb). När du ansöker ingår att besvara ett antal urvalsfrågor elektroniskt. Bifoga ditt CV där du beskriver relevant arbetslivserfarenhet och utbildning samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet. Intervjuer sker vecka 33.

Kontaktpersoner

Kurt-Ove Åhs personalchef 010 488 65 60

Andrea Deniz Saco 010 486 21 98

Peter Eriksson ST 010 486 84 41

Gunnar Carlson SEKO 010 486 19 09

Inga Bård HR partner 010 486 10 45