Chefsassistent till Säkerhetsenheten

Arbetsförmedlingen söker nu en chefsassistent till säkerhetsenheten som är en del av förvaltningsavdelningen.

Arbetsuppgifter
Som chefsassistent är du ett nära stöd till enhetens chefer. Du kommer att ansvara för enhetens administration. Det kan röra exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring och du kommer fungerar som enhetens registrator, postöppning, e-post med ansvar för enhetens funktionsbrevlåda, interna och externa kontakter, bokningar av resor och lokaler. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med enhetens möten och konferenser. Du kommer även i din roll som chefsassistent bli involverad i säkerhetsenhetens processer.

Du tar ett självständigt ansvar för att det finns ändamålsenliga administrativa rutiner. Du bereder och förbereder ärenden på uppdrag av cheferna på enheten, skriver kallelser, protokoll och ger administrativt stöd. Du kommer att ingå i ett nätverk för chefsassistenter på huvudkontoret.

Kvalifikationer

• Minst avslutad gymnasieutbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• Erfarenhet av och förmåga att arbeta självständigt med administrativa uppgifter
• Kunskaper i enklare ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll, samt erfarenhet av att arbeta i ekonomisystem
• God datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• God förmåga att kommunicera på svenska såväl muntligt som skriftligt
• Kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter. 

Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av systemstöd såsom Raindance och Palasso och om du tidigare arbetat som chefsassistent i en större organisation.

Personliga egenskaper
Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du är en ansvarstagande person samt har mycket god förmåga att arbeta självständigt och med god framförhållning. Du ser vad som behöver göras och är aktiv med att föreslå förbättringar. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på god organisations- och prioriteringsförmåga. Relationen till enhetens chefer bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt
Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Detta innebär att det för befattningen krävs svenskt medborgarskap.

Tillträde snarast efter överenskommelse.

Placeringsort: Stockholm

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag påwww.arbetsformedlingen.se

Ansökan
Välkommen med din ansökan märkt Dnr Af-2017/0000 3086 senast den 16 januari 2017.

Du ansöker genom att klicka på knappen ”ansök” nedan och bifogar ditt CV samt ett personligt brev.

Kontaktpersoner
HR-partner Kristina Kumbrant, 010-486 58 26

Säkerhetschef Lennart Gustafsson, 010-487 00 63

Tf. sektionschef Robert Hansson, 010-486 39 65

Fackliga representanter
ST – Peter Eriksson, 010-4868441

SACO – Vera Zapisotska, 010-488 04 18

SEKO – Gunnar Carlson, 010-486 19 09