Chefsassistent till välkänt energibolag i Malmö!

Om tjänsten
Nu söker vi dig som vill anta rollen som Chefsassistent åt ett energibolags Head of Legal & Compliance. Bolaget är välkänt och ingår i en stor, internationell koncern med kontor i centrala Malmö. Uppdraget är med start omgående och pågår i minst 6 månader med chans till förlängning. Intervjuer kommer att hållas löpande i kommande vecka, så sök tjänsten redan idag om det låter som en tjänst för dig!

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Som Chefsassistent kommer du att vara chefens högra hand där du hanterar allt från mötes- och resebokningar, administration av fakturor, till att bistå med hantering av material inför olika styrelsemöten. Bolagets Head of Legal & Compliance är ofta på resande fot och du kommer att ha en viktig roll i dennes vardag och funktion. Du tillhör avdelningen Legal & Compliance och ingår därmed i ett team om 7 jurister. Dessutom har du, vid din sida, fyra assistenter med en liknande funktion. Tillsammans ser ni till att bolaget drivs framåt genom att stötta respektive chef och team.

Du kommer i stora drag att hantera följande uppgifter listade nedan.

· Resor och hotellbokningar, i första hand till chefen för L&C, men som stöd för teammedlemmarna på L&C Sverige i HR självbokningssystemet
· Administrera kalender och möten
· Arrangera möten, mötesförfrågningar, konferenser, strategidagar, workshops mm – externa och interna samt avdelningsmöten
· Arkivering
· Vara kontakt med andra avdelningar inom bolaget
· Administrera fakturor (i SAP)
· Administrera signering av företagsdokument, t.ex. protokoll vid styrelsemöten, bolagsstämmor, årsredovisningar och liknande för bolaget
· Administrera ärenden och handlingar gentemot Bolagsverket (sw. Bolagsverket)
· Stödja med samordning och distribution av styrelsematerial
· Administrera brev, rapporter, fullmakter, delegationer etc. (inkommande och utgående handlingar) för L&C
· Administrera semesterlistor och delegationer vid frånvaro
· Introduktion av nyanställda på L&C, informera om de administrativa processerna & vid behov beställa telefon, dator, nyckelkort mm.
· Administrera och stödja L&C i sitt dokumenthanteringssystem
· Vid behov beställa och ombesörja lunchleverans mm under möten
· Administrera andra allmänna avdelningsärenden på L&C, när så krävs och efterfrågas
· Bistå med hantering av material till styrelsemöten
· Assistera med hantering av Eurocard-fakturor
· Bistå med bokning och ledning av konferenser för ledningen
· Hjälpa till med bokning av vanliga aktiviteter på kontoret
· Hålla kontakt med andra assistenter/administratörer på bolaget och samarbeta med dem
· Koordinering av PA-möten på bolaget

Vem är du?
Vi söker dig som är relationsskapande och kommer bra överens med personer på alla nivåer där du enkelt bygger breda och effektiva nätverk. Du har lätt att anpassa dig dig till ändrade förhållanden och ser osäkrare situationer som ett tillfälle att skapa nya erfarenheter. Du är noggrann, strukturerad och självgående med förmåga att planera aktiviteter och projekt i god tid även när du har många uppgifter att hantera parallellt.

Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av en liknande roll, där du har supporterat ledningsgrupp/seniort management, gärna i en större organisation med internationella kontakter. Detta är dock inget krav. Till din fördel har du erfarenhet av att koordinera komplexa kalendrar och har goda kunskaper i Officepaketet. Vi tror dessutom att du har hög integritet, är trygg i dig själv och vågar utmana.

Varmt välkommen in med din ansökan!