Chefsassistent/Administratör

Om tjänsten
Vi söker dig med tidigare erfarenhet som Chefsassistent/Administratör till en myndighet i Uppsala. I din roll som Chefsassistent kommer du i första hand ge ett kvalificerat administrativt stöd. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat mötesadministration både internt och med externa besökare samt planeringsdagar och dylikt. Du koordinerar, för minnesanteckningar och kommunicerar olika frågor och aktiviteter.

Då flera frågor är myndighetsövergripande kommer du i stor utsträckning behöva samverkan med flera delar av organisationen. Du är superanvändare i en rad olika system och behöver kunna ge stöd och hjälp i Officepaketets programvaror. 

De olika systemen är bl.a Documentum (D2) som är myndighetens dokumenthanteringssystem och den webbaserade delen av Documentum som ger möjlighet att arbeta med innehållet i systemet, det vill säga skåp, mappar och handlingar. Diariesystem som finns är Doris.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter:
- Ansvar för de administrativa aktiviteterna gällande beredningar
- Planera och samordna 
- Hantera återkommande arbetsuppgifter (exempelvis kopiering, sortering och posthantering) 
- Formulera brev, protokoll, dokumentation m.
- Diarieföring
- Göra kalenderbokningar och mötesbokningar
- Hantera inkommande mail till funktionsbrevlåda
- Fakturahantering 
- Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram 
- Utföra reseplanering 
- Projektplanering och uppföljning av projekt 
- Skriva protokoll och andra dokument efter anvisningar om sakinnehåll
- Hantera många kontakter med anställda och allmänhet 
- Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ 

Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som Chefsassistent är ett konsultuppdrag på heltid med start tidigast den 26 augusti och beräknas pågå i 6 månader. Därefter eventuell möjlighet till förlängning i ytterligare 6 månader.

Arbetet kan delas upp med att arbeta på distans 2 dagar i veckan och på myndighetens kontor i Uppsala 3 dagar eller efter överenskommelse.

Krav för tjänsten:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning 
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt 
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent 
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.
• Relevant erfarenhet från liknande uppdrag vid statliga myndigheter - Detta ska kunna styrkas med ett referensuppdrag

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM samt om det varit en heltid eller en deltidsanställning.
 
Om dig
Vi söker dig med tidigare erfarenhet från en liknande roll och som trivs med varierande arbetsuppgifter i en koordinerande roll. Som person är du ordningsam med en god kommunikation-och samarbetsförmåga. 
Du är flexibel, snabb, effektiv med ett strukturerat arbetssätt som möjliggör att nå uppsatta mål i tid. I ditt arbete förväntas du agera med stor självständighet och med hög integritet. 

För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 2024-07-05

Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen
att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via vår växel 010 – 173 73 00 eller anki.arnquist@adecco.se 

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se 

Välkommen med din ansökan!