Chefsassistent/administratör, HR-avdelningen

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Vi är mitt uppe i ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

HR-avdelningen ansvarar för att försörja organisationen med kompetenta chefer och medarbetare, stödja dem i sina respektive uppdrag och utveckla organisationens förmåga att genomföra myndighetens uppdrag och nå verksamhetens mål. Avdelningen ansvarar för att utforma myndighetens övergripande personalstrategi och arbetsgivarepolitik.

Vi söker nu en chefsassistent/administratör till HR-avdelningen med placering på Arbetsförmedlingens huvudkontor, Hälsingegatan 38, i Stockholm.

Arbetsuppgifter  

Din roll blir bland annat att vara ett nära stöd till HR-direktören. Det kan röra exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring, e-post- och telefonhantering, bokningar av möten, resor och lokaler. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser. Du kommer tillhöra avdelningens stab och även arbeta med uppdrag från stabschefen.

Du tar ett självständigt ansvar för administrativa rutiner, skriver kallelser, protokoll, beslutslistor, sammanfattningar och andra dokument. Du bereder och förbereder ärenden på uppdrag av stabschefen och ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. Du kommer även att bli en viktig del i utvecklingen av de digitala arbetssätten på avdelningen.

Kvalifikationer


•
erfarenhet av liknande arbetsuppgifter


•
utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig


•
erfarenhet av och intresse för att arbeta i team


•
kunskaper i ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll


•
goda kunskaper och vana inom digitala tjänster och smarta lösningar


•
god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga


•
god läsförståelse i engelska


•
erfarenhet av arbete inom större organisationer eller statlig verksamhet.

 



Meriterande 


•
erfarenhet av protokollskrivning



 

Som person är du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Du är en ansvarstagande person samt har mycket god förmåga att arbeta självständigt och med god framförhållning. Du kommer att arbeta med flera olika arbetsuppgifter samtidigt, vilket ställer stora krav på god organisations- och prioriteringsförmåga. Relationen till HR-direktören bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du gillar utmaningar och har nära till skratt.

Övrigt: Tillsvidareanställning heltid. Provanställning på 6 månader kan komma att tillämpas. Placeringsort är Stockholm med adressen Hälsingegatan 38. Intervjuer kommer att ske i mitten av augusti 2018 men inkom gärna med din ansökan så snart du kan.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Läs mer om vår organisation, vårt uppdrag, vår vision och vår värdegrund på vår hemsida http://www.arbetsformedlingen.se

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Akt  Af-2018/0033 0693  vilken ska vara inkommen senast den 8 augusti 2018. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet. När du ansöker ingår det att besvara ett antal urvalsfrågor elektroniskt. Test kan komma att ingå i urvalsprocessen.

 

Varmt välkommen med din ansökan!