Chefsassistent/Administratör till GD-kansliet

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar och för vuxna med missbruk. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en tuff och spännande utmaning. Oavsett var i vår organisation du arbetar, eller vilken tjänst du har, hjälper du till att skapa livsviktig förändring.

På huvudkontoret i Solna Business Park är vi ca 270 medarbetare och tillsammans arbetar vi för att stötta och utveckla myndighetens ca 4000 medarbetare.



ARBETSUPPGIFTER
Vi söker dig som är en erfaren chefsassistent/administratör med kunskap från att arbeta på ledningsnivå. Stämmer det in på dig? Då kan det vara dig vi söker!

GD-kansliet vid SiS huvudkontor ansvarar för ge kvalificerat stöd till GD i arbetet med att samordna, styra, analysera och följa upp SiS verksamhet på myndighetsövergripande nivå. GD-kansliet ansvarar för beredningsprocessen av generaldirektörens beslut samt kvalitetssäkrar ärenden. Kansliet ansvarar även för kvalificerade uppdrag och utredningar vilka ofta är initierade av generaldirektören. Detta innebär kontakter med olika nivåer inom myndigheten och med externa parter såsom departement, andra myndigheter, kommuner, regioner med flera.

Din uppgift som chefsassistent/administratör innebär att ge ett kvalificerat administrativt stöd till avdelningsdirektörerna. Du förväntas tidvis även ersätta GD-assistenten. Du ansvarar för den dagliga servicen och har varierande arbetsuppgifter, såsom att hantera avdelningsdirektörernas kalenderbokningar, boka och förbereda möten, ta fram mötesunderlag och arrangera konferenser samt att boka resor och andra möten. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, redigera dokument och genomföra utskick samt övriga administrativa uppgifter kopplade till avdelningsdirektörernas arbete. I dina arbetsuppgifter förekommer också vissa interna processer såsom fakturahantering samt remiss- och ärendehantering. Du kommer också att ta fram och sammanställa underlag till avdelningsdirektörerna. Befattningen är placerad vid huvudkontorets GD-kansli. Du är direktrapporterande till kanslichefen.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har kunskap och erfarenhet att arbeta självständigt och strukturerat med mycket fokus på service och bemötande. För att lyckas i rollen är det viktigt att du kan samarbeta med chefer och kollegor, att du är mån om att skapa kontakter och goda arbetsrelationer samt att du kan kommunicera på ett tydligt sätt. Arbetsbelastningen kan vara ojämn vilket ställer krav på stresstålighet. Arbetsuppgifterna ställer krav på ett gott omdöme i avvägningar och prioriteringar samt noggrannhet och känsla för detaljer. Stor vikt kommer att läggas vid din personliga lämplighet. Sist men inte minst delar du SiS värdeord: Respekt, Omtanke och Tydlighet.

Vi söker dig som har:
• gymnasieutbildning
• flera års erfarenhet från liknande roller, gärna inom statlig eller kommunal verksamhet
• kunskaper i Officepaketet
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• goda kunskaper i engelska i tal och skrift

Det är meriterande med:
• erfarenhet av att arbeta på myndighetsövergripande nivå
• erfarenhet från någon form av samordnande roll
• erfarenhet av SharePoint och OneNote


ÖVRIGT
SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

Inför rekryteringsarbetet har SiS tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.