Chefsassistent/handläggare till Arbetsförmedlingen i Solna

Välkommen till händelsernas centrum. Här arbetar du på regeringens uppdrag och på en myndighet som just nu behövs mer än någonsin. Som experter på alla typer av arbetsmarknadsfrågor bidrar vi med allt från analyser till konkreta insatser som gör att fler människor snabbare och lättare hittar jobb. Nu utvecklar vi nya arbetssätt, nya lösningar och nya sätt att samarbeta med olika aktörer i hela landet. Därför behövs fler engagerade medarbetare som vill vara med och driva förändring inom viktiga områden – är du en av dem?




Vilka är vi
Rättsavdelningen ansvarar för att myndighetens verksamhet bedrivs enhetligt och rättssäkert och att tolkning och tillämpning av lagar och andra regler sker på ett korrekt sätt.

Vi säkerställer att god förvaltning genomsyrar myndigheten och därigenom bidrar till en verksamhets- och kundnytta.

På enheten Riktning och stöd arbetar vi med stabsfrågor såsom strategiskt och administrativt stöd till avdelningens chefer, samordning av Rättsavdelningens utveckling, verksamhetsplanering- och uppföljning, budget, kompetensförsörjning och kommunikation.

Rättsavdelningen och enheten Riktning och stöd behöver nu förstärkas med en erfaren handläggare/chefsassistent som kan bidra till Arbetsförmedlingens och Rättsavdelningens fortsatta utveckling.

Som handläggare/chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till rättschef, stab och övriga enhetschefer. Du har ett nära samarbete med dina kollegor på staben. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar rättschefens och avdelningens chefers vardag.



Vem söker vi
Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom avdelningen som med övriga samverkanspartner. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till rättschefen och hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och telefonsamtal. I tjänsten ingår även att ge stöd till avdelningens enhetschefer och ledningsgrupp med möteskoordinering, beställningar, att skapa olika typer av dokument och presentationer, diarieföring och att skriva minnesanteckningar och protokoll. Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration.

I arbetsuppgifterna ingår också att ansvara för avdelningens gemensamma SharePoint-sidor och att tillsammans med enhetens andra handläggare och verksamhetssamordnare hantera inkommande ärenden och fördela uppdrag och remisser i samarbete med övriga inom staben.

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.



Kvalifikationer
- Godkänd gymnasieutbildning inom administration eller likvärdigt område
- Erfarenhet av beställningar, faktura- och ekonomihantering
- Erfarenhet av ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering
- Van användare av MS office och ärendehanteringssystem 
- Mycket god muntlig och skriftlig förmåga i svenska

Övriga meriter
- Erfarenhet som chefsassistent eller administratör inom statlig förvaltning eller komplex organisation
- Protokollskrivning och förteckningsarbete
- Erfarenhet av handläggande arbetsuppgifter
- Erfarenhet av Sharepoint och Service Now

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för rollen.

Vårt erbjudande
Anställningsformen är tillsvidare, heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi har goda förmåner, med bra semesteravtal, flextid, möjlighet till friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Hos oss finns ett stort engagemang, alla som arbetar här vill göra en insats. Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se. 


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2021-11-07 märkt med Af-2021/0081 9993. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.