Chefsassistent/sekreterare till universitetsledningen

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/


 




Beskrivning

Inom funktionen ledningsstöd, som tillhör Planeringsenheten, arbetar vi med att ge ett nära administrativt stöd till universitetsledningen och att samordna externa besök som universitetsledningen har prioriterat.

Verksamheten styrs generellt i hög grad av prioriteringar och direkta uppdrag från universitetsledningen.

Vi erbjuder en omväxlande och rolig roll som chefsassistent/sekreterare där du har ett arbete med många kontakter. På enheten finns många duktiga och trevliga medarbetare och vi hoppas att du vill bli en av oss!

Arbetsuppgifter

I din roll som chefsassistent/sekreterare till universitetsledningen arbetar du med olika typer av uppgifter som alla syftar till att administrativt stötta universitetsledningen. Arbetet innebär bland annat att hantera inkommande inbjudningar och förfrågningar, möteshandläggning såsom exempelvis att boka lokaler, möten och resor, samt att hantera och bedöma ett stort antal mejl och frågor via telefon eller direkt från medarbetare och besökare, samt andra inom ledningsstödet förekommande ärenden. Ytterligare arbetsuppgifter är att samordna och ansvara för handläggning av universitetsledningens externa besök av exempelvis ambassadörer och andra prioriterade besök.

Kvalifikationer

Vi söker dig som gymnasieutbildning, gärna även administrativ eftergymnasial utbildning eller motsvarande. Vi söker dig som har minst ett års erfarenhet av att arbeta med ett direkt chefsstöd med ovan nämnda arbetsuppgifter.

Vidare har du mycket:

- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska,

- goda kunskaper i Office-paketet,

- god kunskap och vana av att arbeta i de digitala verktyg som idag används för möten och för att lagra filer och kommunicera.

Du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheter i förändringar samtidigt som du är självgående, noggrann och strukturerad i ditt arbete. Du trivs med att ge service och stöd till andra. Stor vikt kommer att läggas vid personliga förmågor.

Villkor

Anställningen är en tidsbegränsad anställning fram till och med 2024-12-31, med omfattning på 50 procent. 

Tillträde snarast möjligt eller efter överenskommelse.

Ansökan

Din ansökan skickas in via universitetets rekryteringssystem Varbi. I denna rekrytering söker du enbart med ditt CV. I ansökningsformuläret kommer du att få svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet kopplat till den utlysta anställningen.  

Du är välkommen att kontakta biträdande enhetschef Carina Henningsson telefon: 090-786 56 63, e-post: carina.henningsson@umu.se. Frågor gällande rekryteringsprocessen besvaras av HR-specialist Mikaela Hammarstedt, e-post: mikaela.hammarstedt@umu.se

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.