Chefsassistent/verksamhetssamordnare till Arbetsförmedlingen,

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Enhetens uppdrag
Arbetsförmedlingen Personligt Distansmöte finns på 16 orter i landet.

Vi har ett nationellt uppdrag som innebär att ge arbetssökande och arbetsgivare enhetlig, effektiv och kvalificerad arbetsförmedlingsservice. Det sker genom e- tjänster och personlig service som vi erbjuder främst via telefon men även via chatt, e-post, videosamtal och i sociala medier. Vi strävar efter att fler och fler kunder ska få sin service via webb, telefon. Staben har en samordnande, vägledande och koordinerande funktion för avdelningen med ansvar att driva, stödja och koordinera de övergripande processerna enligt årshjulet och beredningsprocessen samt fungera som ett nära stöd till avdelningschefen. Staben håller samman avdelningens verksamhetsplanering, resultatuppföljning, intern styrning och kontroll. Staben har ett mycket nära samarbete med andra delar av myndigheten.

Beskrivning av tjänsten 
Rollen chefsassistent och delar av rollen verksamhetssamordnare överlappar varandra. Du arbetar i en verksamhet som återkommande kräver anpassningar till nya förutsättningar och det är viktigt att du har förmågan att förstå samt bidra till genomförande av förändringar. Du trivs med arbete som i viss mån är oförutsägbart och har periodvis högt tempo. Som chefsassistent har du god samarbets- och organisationsförmåga samt vana att ta tag i det som behövs för dagen. Du är van att vara ett dagligt nära chefsstöd, hantera två chefers e-post och kalender dagligen samt prioritera om möten. Det kräver bred kunskap om avdelningens och myndighetens verksamhet. I ditt uppdrag ingår att bevaka avdelningens e-postbrevlåda som kräver förmåga att prioritera arbetsuppgifter och förståelse för vad som kräver agerande eller ska betraktas som info, för att avd. ska arbeta med rätt saker i rätt tid. Du trivs som kommunikatör och har mycket god förmåga att sammanfatta information. Du förbereder dagordningar, dokumenterar, följer upp aktiviteter kopplat till fackliga samverkanmöten, lednings- och beredningsmöten. Du ansvarar för att avdelningens beredningsprocess anpassas till kraven för beredning enligt generaldirektörens arbetsordning och verksamhetsområdets verksamhetsordning.

Som verksamhetssamordnare bidrar du med stöd till avdelnings- och stabschefen i styrning av verksamheten samt identifierar och analyserar förbättringsområden i de interna processerna. I uppdraget ingår samarbete internt inom avdelningen och med andra delar av myndigheten. Arbetet ställer krav på strukturerat arbetssätt, förmåga att prioritera och planera arbetsuppgifter på kort resp. lång sikt. Du svarar på remisser och ser till att remisser samt delningar hanteras i tid. Som verksamhetssamordnare bör du ha intresse och förståelse för digitaliseringens möjligheter för avdelningen samt god förmåga att reflektera över utmaningar och förutsättningar för att digitaliseringen ska bidra till effektivare interna arbetsprocesser.

Kvalifikationer 
-  Universitets-/högskoleutbildning om minst 180 hp/120 p.
- Digital kompetens och mycket goda kunskaper i olika systemstöd, såsom Officepaketet, SharePoint, Diariet och Palasso. 
- Mycket god erfarenhet av dokumenthantering, diarieföring, fakturahantering och arbete enligt myndighetens stödprocesser samt styrande regelverk.
- Erfarenhet av fackliga samverkansprocesser, samt vana av att planera, samordna och genomföra uppdrag.
- Mycket god erfarenhet av att stötta ledningsgruppsarbete och ansvara för beredningsprocesser från verksamheter med flera enheter och chefer.
- Mycket god förmåga till initiativtagande och proaktivt förhållningssätt som stimulerar förbättringsarbete. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. 

Övriga meriter för tjänsten
- Mycket god förmåga till självständigt arbete inom det egna ansvarsområdet för att uppnå resultat

- Genomgått Arbetsförmedlingens interna grundutbildning och har flera års erfarenhet av arbete vid Arbetsförmedlingen, gärna från olika verksamheter. 

- Mycket god förmåga att initiera, leda och samordna arbete i partnerskap

- Mycket god förmåga att arbeta mål- och resultatorienterat.

-Som person är du fokuserad, kan prioritera och ser lösningar i stället för problem. Du är initiativrik, har förmågan att lyfta blicken och få saker att hända. Hög integritet och ett professionellt förhållningssätt. Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap. Medarbetare på Arbetsförmedlingen: Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.  I denna tjänst erbjuder vi möjlighet att arbeta på distans upp till 49 procent på årsbasis. Placeringsort är Solna. Resor kan ingå i arbetet.  Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. 

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-09-18. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet samt betyg/intyg som styrker kraven för tjänsten. 

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.