Chefssekreterare

Helsingborg är skapande och gemenskap, initiativ och engagemang.
Här finns möjligheterna för dig som vill utveckla och utvecklas.
Här växer både människor och företag.
Helsingborg är staden för dig som vill något.

ARBETSUPPGIFTER
Uppdrag
Chefssekreteraren ingår i avdelningen för juridik och administration i stadsledningsförvaltningen, och ansvarar för administrativt stöd till stadsdirektören och stadsledningsförvaltningens förvaltningschef. Tjänsten är placerad i Rådhuset.
I huvudsak innebär arbetsuppgifterna:
• mötesplanering, såsom lokalbokning, ta fram underlag och förbereda möten, konferensbokning, resebokning mm
• ekonomiadministration, såsom internbudgetplanering på aktivitetsnivå,
e-fact, attest av fakturor
• personaladministration rörande förvaltningschefer och avdelningschefer, reseräkningar, utlägg i tjänsten mm
• telefonpassning och ta emot besök, hantera post och mejl, handlägga handlingar som ska undertecknas och/eller diarieföras



KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som:
• Har hög integritet och är serviceinriktad, ansvarstagande, noggrann, lösningsfokuserad, flexibel, stresstålig och tar egna initiativ.
• Har erfarenhet av att arbeta som sekreterare i förvaltnings- eller företagsledning
• Gillar att vara i händelsernas centrum och trivs med ett högt tempo.
• Har minst gymnasiekompetens och erfarenhet från liknande arbete.
• Har lätt för att uttrycka sig väl i svenska språket i skrift och tal
• Har goda kunskaper i Office-paketet samt ser ny IT-teknik som framtidens arbetsredskap
• Van att arbeta i elektroniska verksamhetsstöd
• Goda kunskaper i engelska. Kunskaper i danska är meriterande.